Vì sao doanh nghiệp cần tuyển dụng vị trí trợ lý? Tìm hiểu vai trò của trợ lý trong tổ chức

/
19-12-2022
/
288 views

Bất kỳ vị trí công việc nào cũng đóng một vai trò nhất định cho công ty, và vị trí trợ lý cũng vây. Với tính chất công việc đặc thù và phạm vi công việc rộng, trợ lý thật sự là một vị trí quan trọng cho sự ổn định và phát triển của doanh nghiệp. Dưới đây là 5 lý do vì sao doanh nghiệp cần tuyển trợ lý.


1. Nắm giữ vai trò quan trọng trong bộ máy doanh nghiệp

Trợ lý thường sẽ giữ vai trò lãnh đạo trong một tổ chức, doanh nghiệp nên trợ lý phải tổ chức, lên lịch các chương trình của công ty và tạo chương trình, hoạt động cho các cuộc họp và hội nghị. Họ còn được cấp trên trao quyền phân công công việc và giám sát công việc của nhân viên các phòng, ban khác; sau đó tổng kết và báo cáo lại với các lãnh đạo đứng đầu công ty.

Business culture: Key differences between Japan and the West

Bên cạnh đó, trợ lý là người thân cận nhất nên sẽ nắm rõ cách làm cũng như quản lý công việc của cấp trên nên khi sếp vắng mặt thì trợ lý chính là người thay mặt sếp sắp xếp mọi việc và truyền đạt yêu cầu từ sếp đến các phòng ban khác để công việc được thực hiện liên tục, không bị gián đoạn. Chính những lúc như thế mới thấy được vai trò và tầm quan trọng của người trợ lý trong công ty.

>> Ứng tuyển việc làm trợ lý/ thư ký mới nhất!
 

2. Xây dựng đội ngũ lãnh đạo kế thừa

A Beginner's Guide to Japanese Business Etiquette - PLAZA HOMES

Trợ lý là người tiếp cận hài hòa cả nhiệm vụ ở tầng vĩ mô của cấp quản lý và tầng vi mô của nhân viên. Nhờ vậy, doanh nghiệp thuận lợi có sữn ứng viên kế thừa vị trí quản lý cấp cao của công ty sau này. Vì trợ lý đã nắm rõ quy trình làm việc; thông thạo tình hình hoạt động của công ty nên khi khi được đề đạt lên vị trí cao hơn sẽ nhanh chóng tiếp quản công việc ngay lập tức; không làm gián đoạn công việc; và đặc biệt là không tốn thời gian hay chi phí để tìm người đảm nhận từ nguồn ứng viên ngoài doanh nghiệp.

>> Tìm hiểu ngay cơ hội nghề nghiệp của vị trí trợ lý


3. Cầu nối giữa cấp trên và nhân viên

Major Japanese businesses offer wage hike of over 2% | HRM Asia : HRM Asia

Do tính chất công việc nên trợ lý là cầu nối giữa cấp trên và nhân viên. Trợ lý có nhiều thời gian làm việc cùng với cấp trên nên hiểu rõ tính cách, suy nghĩ của cấp trên; ngược lại trợ lý cũng thường xuyên làm việc với nhiều phòng ban nên có nhiều cơ hội tiếp xúc với nhân viên, dễ dàng nắm bắt được tâm tư, nguyện vọng của họ để đề xuất lên cấp trên. Người trợ lý càng làm tốt vai trò trợ lý của mình thì nhân viên sẽ càng gắn bó với công ty, mà ổn định đội ngũ nhân sự là bước đầu để xây dựng công ty vững mạnh.

>> Tham khảo 5 đặc thù cần lưu ý khi đảm nhận vị trí trợ lý cho sếp Nhật


4. Tham mưu cho cấp trên khi có vấn đề trong công ty

Japanese Business Culture - A Practical Guide - Humble Bunny

Trợ lý luôn đồng hành cùng cấp trên nên sẽ có đủ thời gian và môi trường để tìm hiểu, nghiên cứu công việc và cách giải quyết vấn đề từ cấp trên của mình. Bên cạnh đó, trợ lý còn tham gia trực tiếp vào công việc của các phòng ban trong công ty; hỗ trợ xử lý trong phạm vi khả năng của mình; báo cáo lên cấp trên hoặc đề xuất phương án xử lý ngoài thẩm quyền quyết định; nhanh chóng nhận thông tin từ cấp trên và truyền đạt, triển khai xử lý đến từng nhân sự,...

Qua đó, trợ lý thuận lợi nắm bắt tình hình công việc, phát hiện điểm mạnh, điểm yếu của doanh nghiệp để có hướng khắc phục sớm nhất và tham mưu cho cấp trên khi có yêu cầu.

>> Bạn có biết: Trợ lý kinh doanh khác với những vị trí trợ lý khác như thế nào?


5. Đại diện hình ảnh cho cấp trên, doanh nghiệp

Sắp xếp cuộc họp cho cấp trên hay đi cùng sếp trong các cuộc họp với đối tác, tham dự sự kiện quảng bá hình ảnh công ty,... đều nằm trong phạm vi công việc của trợ lý. Khi đó người trợ lý cần cân nhắc trước khi trả lời hoặc đưa ra bất kỳ thông tin nào vì lúc này người trợ đại diện cho bộ mặt của ai được sắp cuộc họp với sếp, thời gian khi nào, địa điểm ra sao,...

PMOコンサルタント】キャリアパスをQ&Aで解説!転職やフリーランスが強い理由とは? | フリーコンサルタント.jp

Bên cạnh đó, những tình huống đòi hỏi doanh nghiệp cần có một người đại diện đứng ra giải quyết như khi làm việc với cơ quan nhà nước, khách hàng hay đối tác; xử lý truyền thông,... Khi đó người trợ lý phải có kiến thức chuyên môn và năng lực xử lý khéo léo để dung hòa giữa lợi ích doanh nghiệp với các mối quan hệ xung quanh, chỉ một sai sót nhỏ có thể ảnh hưởng nghiêm trọng đến hình ảnh và danh tiếng của doanh nghiệp.


Nếu bạn đã quyết định theo đuổi ngành nghề này, bạn có thể tham khảo qua KHÓA ĐÀO TẠO TRỢ LÝ CHUYÊN NGHIỆP CHUẨN NHẬT do Việc Làm Công Ty Nhật tổ chức, không chỉ đơn thuần lý thuyết mà chủ yếu thông qua các bài tập thực hành, tình huống thực tế trong công việc để học viên có thể tự tin trên con đường trở thành trợ lý chuyên nghiệp.

>> ĐĂNG KÝ NHẬN TƯ VẤN NGAY <<