Trợ lý, đặc biệt là trợ lý kinh doanh đang là một ngành nghề phổ biến tại nhiều công ty hiện nay. Trong bài viết dưới đây, bạn sẽ hiểu rõ được trợ lý kinh doanh là gì và công việc này khác như thế nào so với các vị trí như trợ lý giám đốc, trợ lý dự án và trợ lý sản xuất.
Trợ lý kinh doanh khác với những vị trí trợ lý khác như thế nào?
Trợ lý kinh doanh là gì?
Trợ lý kinh doanh (Sale Admin/ Sales Assistant) là người tham gia trực tiếp vào các công việc kinh doanh của doanh nghiệp, đồng thời phối hợp cùng đội ngũ bán hàng trong việc nâng cao doanh thu và đem lợi nhuận về cho doanh nghiệp. Do đó vị trí này có thể được xem là “cánh tay phải” đắc lực của ban lãnh đạo công ty.
>> Ứng tuyển các vị trí trợ lý kinh doanh mới nhất! - Vị trí Sales Assistant đang tuyển dụng
Phân biệt trợ lý kinh doanh khác với các vị trí trợ lý khác
1. Khác nhau về mô tả công việc:
Ngoài những đặc điểm chung của một trợ lý như hỗ trợ giám đốc đưa ra ý kiến đóng góp, tham mưu trong công việc và là cầu nối giữa giám đốc và những người lao động khác, thì mỗi vị trí trợ lý sẽ có những đặc điểm khác nhau như sau.
Mô tả công việc của trợ lý kinh doanh:
- Hỗ trợ trưởng phòng kinh doanh điều phối, giám sát nhân viên hoàn thành mục tiêu doanh số một cách hiệu quả.
- Hỗ trợ khách hàng khi họ cần và giải quyết các thắc mắc của họ khi cần.
- Xử lý các đơn đặt hàng đến và đi, cập nhật chi tiết sản phẩm.
- Thường xuyên báo cáo tình hình kinh doanh cho cấp trên, đồng thời phát hành và điều phối thông tin cho nhân viên kinh doanh.
- Nghiên cứu thị trường và lập kế hoạch triển khai chiến lược.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo chính sách và thủ tục của công ty.
So với trợ lý kinh doanh, công việc của các vị trí trợ lý giám đốc, trợ lý dự án, trợ lý sản xuất có phần khác nhau rõ rệt. Cụ thể, trợ lý giám đốc thiên nhiều hơn về việc lên lịch trình và tiến hành công việc theo lịch trình. Hỗ trợ các vấn đề khác phục vụ cho công việc của giám đốc như đặt vé máy bay, đặt phòng cho các chuyến công tác. Người này cũng theo dõi tiến độ triển khai công việc từ các phòng ban, kịp thời cập nhật lại cho sếp. Chuẩn bị các báo cáo theo tuần/tháng/quý/năm của công ty theo yêu cầu của sếp và hỗ trợ các công tác đối nội, đối ngoại như nhân sự, tổ chức văn hóa công ty, tiếp đón đối tác tại sân bay, đặt phòng khách sạn…
Trong khi đó, công việc chính của trợ lý dự án là xây dựng chiến lược cụ thể và kiểm soát công việc được giao, để dự án được tiến hành dễ dàng và hiệu quả. Người này cũng chịu trách nhiệm soạn thảo, trình bày ý tưởng dự án và ước tính ngân sách dự án hàng tháng để chi trả cho tất cả các công việc cần thiết.
Cuối cùng, trợ lý sản xuất chịu trách nhiệm hỗ trợ tất cả các hoạt động sản xuất, bắt đầu từ giai đoạn nhận đơn hàng, cho đến khi sản xuất và bước cuối cùng là bàn giao. Trong quá trình thực hiện, trợ lý tham gia giám sát toàn bộ quá trình, nắm vững tình hình, chủ động xử lý mọi việc để đảm bảo nhân sự sản xuất luôn thực hiện quy trình công việc theo đúng hướng dẫn, quy định.
>> Cập nhật việc làm Trợ lý dự án | Trợ lý giám đốc | Trợ lý sản xuất
2. Khác nhau về yêu cầu công việc:
Yêu cầu công việc của trợ lý kinh doanh:
- Có kinh nghiệm làm việc ở vai trò trợ lý kinh doanh, nhân viên kinh doanh hoặc nhân viên trong ngành bán lẻ, đa phần vị trí này yêu cầu mức kinh nghiệm từ 3-5 năm trở lên
- Có hiểu biết cơ bản về các nguyên tắc bán hàng và thực hành dịch vụ khách hàng
- Biết theo dõi hồ sơ doanh thu
- Kỹ năng giao tiếp tốt bằng văn bản và lời nói
- Có các kỹ năng cần có như giải quyết vấn đề, đàm phán, chăm sóc khách hàng…
Yêu cầu công việc của trợ lý giám đốc:
- Có kinh nghiệm quản lý, tổ chức công việc hiệu quả
- Kiến thức chuyên sâu về luật kinh tế nước nhà
- Sử dụng thành thạo các ứng dụng văn phòng và phần mềm quản lý dữ liệu thông dụng của các doanh nghiệp hiện nay
- Có khả năng giao tiếp và thuyết trình tốt
- Chịu được áp lực công việc cao, giải quyết sự cố nhanh
Yêu cầu công việc trợ lý dự án:
- Có kinh nghiệm giám sát và hỗ trợ quản trị dự án
- Giải quyết công việc hiệu quả trong môi trường làm việc năng động
- Giao tiếp tốt và nhạy bén trong các hành vi ứng xử
- Biết sử dụng thành thạo các phần mềm ứng dụng văn phòng
Yêu cầu công việc trợ lý sản xuất:
- Có hiểu biết về ngành, nền tảng về quy trình sản xuất, sản phẩm hoặc từng có kinh nghiệm nhiều năm làm việc trong việc sản xuất
- Năng động, linh hoạt hỗ trợ sắp xếp kế hoạch sản xuất
- Có kỹ năng lập kế hoạch công việc và kỹ năng giải quyết vấn đề nhanh chóng, chính xác
3. Khác nhau về mức lương:
- Trợ lý kinh doanh: Trung bình từ 8-10 triệu/tháng đối với nhân viên mới và 15-30 triệu/tháng đối với người có nhiều năm kinh nghiệm.
- Trợ lý giám đốc: Trung bình từ 10 triệu đến 15 triệu/tháng.
- Trợ lý dự án: Trung bình từ 8 – 14 triệu/tháng.
- Trợ lý sản xuất: Trung bình từ 12 – 20 triệu/tháng
4. Khác nhau về chuyên ngành học
- Trợ lý kinh doanh: Chuyên ngành Kinh tế Quản lý kinh tế, Quản trị kinh doanh, Marketing hoặc lĩnh vực liên quan.
- Trợ lý giám đốc: Chuyên ngành Kinh tế Quản trị kinh doanh, Marketing hoặc lĩnh vực liên quan.
- Trợ lý dự án: Chuyên ngành Quản trị kinh doanh, Tài chính, Khoa học quản lý hoặc lĩnh vực liên quan.
- Trợ lý sản xuất: Chuyên ngành cơ khí, chế tạo, quản trị kinh doanh hoặc liên quan.
>> Tham khảo thêm việc làm trợ lý/ thư ký khác
Những kỹ năng cần có của một trợ lý kinh doanh
Ngoài các kỹ năng cơ bản của trợ lý, trợ lý kinh doanh còn đòi hỏi những kỹ năng cần thiết sau:
- Kỹ năng tìm kiếm và lập danh sách khách hàng
- Kỹ năng nghiên cứu thị trường
- Kỹ năng đàm phán thành công
- Kỹ năng thiết lập cuộc hẹn với khách hàng
- Kỹ năng trình bày
- Kỹ năng chăm sóc khách hàng
Để trau dồi được các kĩ năng này đòi hỏi các ứng viên phải không ngừng học hỏi và rèn luyện, tích lũy kĩ năng từng ngày cũng như thường xuyên tham gia các hội thảo chia sẻ kỹ năng hoặc tham gia các khóa học về quản lý, lãnh đạo.
Học khóa trợ lý kinh doanh ở đâu?
Hiện nay có rất nhiều trung tâm, lớp học đào tạo trợ lý giám đốc kinh doanh chào mời với mức học phí rất "khủng", vô tình trở thành một "rào cản" để những người yêu thích công việc trợ lý đến gần hơn tới công việc, nghiệp vụ của nghề.
Trước tình hình nhiều người có xu hướng theo đuổi một trong những ngành nghề có mức lương hấp dẫn này, khóa đào tạo trợ lý chuyên nghiệp chuẩn Nhật của cổng thông tin Việc Làm Công Ty Nhật (VLCTN) sẽ trang bị các kỹ năng cần thiết giúp học viên đáp ứng được yêu cầu công việc của một trợ lý kinh doanh.
Cụ thể, KHÓA ĐÀO TẠO TRỢ LÝ CHUYÊN NGHIỆP CHUẨN NHẬT của Việc Làm Công Ty Nhật có bao gồm và đào tạo chuyên sâu kỹ năng cần thiết của một trợ lý kinh doanh, đảm bảo bám sát nội dung chi tiết gồm:
1. Quy trình lên danh sách khách hàng tiềm năng
2. Cách thức tiếp cận và đặt lịch hẹn với khách hàng
3. Kỹ năng đàm phán thành công => Kỹ năng trình bày
4. Kỹ năng chăm sóc khách hàng
5. Kiến thức cơ bản về xuất nhập khẩu
5.1. Hướng dẫn lập tờ khai, làm thủ tục hải quan
5.2. Hiểu biết cơ bản về điều kiện thương mại quốc tế, phương thức thanh toán quốc tế
5.3. Vận tải và giao nhận trong xuất nhập khẩu
6. Thực hành
Đây đều là những kĩ năng cơ bản mà một trợ lý kinh doanh chuyên nghiệp cần có để hỗ trợ cho công việc của giám đốc và hành trang phát triển sự nghiệp sau này. Tham gia khóa học, bạn có thể học từ kiến thức của đội ngũ chuyên gia đầu ngành, học từ kinh nghiệm thực tiễn từ những người đi trước, để từ đó rút ngắn quá trình học tập và ứng phó hiệu quả hơn khi làm việc.
Với nhiều năm kinh nghiệm tuyển dụng doanh nghiệp trong và ngoài khối Nhật, Việc Làm Công Ty Nhật hiểu rõ nhà tuyển dụng mong muốn gì ở ứng viên. Các khóa đào tạo hứa hẹn sẽ mang lại nhiều kiến thức bổ ích, không chỉ trên lý thuyết mà chủ yếu thông qua các bài thực hành trên công việc và các tình huống thực tế để học viên tự tin trên con đường trở thành trợ lý chuyên nghiệp.
>> Tìm hiểu thông tin và nhận tư vấn về khóa học ngay TẠI ĐÂY!
