Ngày nay, các nhà quản lý thường phụ thuộc vào trợ lý để hỗ trợ trong hầu hết các lĩnh vực, về công việc lẫn đời tư. Trên cương vị một trợ lý, bạn là cầu nối quan trọng giữa những lãnh đạo cấp cao và nhân viên cấp dưới. Do đó, ngành trợ lý đòi hỏi những kỹ năng cũng như tính cách đặc biệt để vừa quản lý văn phòng vừa đảm nhận các khía cạnh của quản trị kinh doanh.
Bạn có tính cách phù hợp để trở thành trợ lý không?
Sau đây là những phẩm chất bạn cần có để “dấn thân” vào công việc của một trợ lý chuyên nghiệp.
1. Lòng trung thành
Một trợ lý tốt phải luôn có sự trung thành với tổ chức và người điều hành của họ. Người quản lý của bạn phải là ưu tiên số một và tất cả các yêu cầu khác phải được thực hiện thông qua sự chấp thuận của họ.
Công việc của một trợ lý đòi hỏi hàng giờ làm việc ở hậu trường, phần lớn trong số đó sẽ không có ai, kể cả sếp của bạn nhìn thấy. Bạn có nhiệm vụ thúc đẩy các mục tiêu và chương trình làm việc của cấp trên, không phải của riêng bạn. Do đó, bạn phải quan tâm đến nhu cầu của sếp và các thành viên khác trong nhóm hơn là bản thân bạn.
2. Kỹ năng giao tiếp
Vị trí trợ lý được yêu cầu phải có kỹ năng giao tiếp tốt để tạo mối quan hệ đối tác, thích ứng với mọi tình huống. Điều này giúp đảm bảo rằng các nhà quản lý được thông báo những thông tin quan trọng một cách kịp thời.
Hơn nữa, trợ lý là người phải liên lạc với nhiều bên liên quan và có thể phổ biến cũng như tiếp thu thông tin cần thiết. Từ nhiệm vụ quản lý hành chính đến tham gia vào cuộc sống cá nhân của người quản lý, bạn phải có khả năng tương tác dễ dàng với nhiều người nhằm giúp người quản lý ứng phó khéo léo trong nhiều tình huống.
3. Kỹ năng quản lý thời gian
Bạn cần có khả năng tập trung vào các nhiệm vụ của riêng mình, nhưng cũng phải hỗ trợ người quản lý tập trung tối đa vào công việc của họ. Khả năng tổ chức và lập kế hoạch để phân chia thời gian một cách thông minh giữa các hoạt động cụ thể là một kỹ năng vô cùng quan trọng của công việc trợ lý.
Các trợ lý không chỉ chịu trách nhiệm về thời gian của bản thân mà còn quản lý thời gian của các nhà quản lý cấp cao để họ có thể hoàn thành tốt nhiệm vụ kinh doanh của mình. Bạn cần có khả năng tổng hợp mọi thứ họ giao cho bạn thành các nhiệm vụ và dự án ưu tiên, theo một thời gian biểu hợp lý nhất.
4. Kỹ năng tổ chức tốt
Kỹ năng tổ chức là ưu tiên hàng đầu đối với trợ lý. Bạn phải có khả năng thích ứng cao để có thể điều chỉnh lịch trình thay đổi mỗi ngày. Bạn cũng cần phải biết cách tổ chức các hệ thống lưu trữ, cơ sở dữ liệu hoàn hảo và luôn có sẵn mẫu email phù hợp cho từng đối tượng.
Trợ lý cần phải có khả năng linh hoạt một cách tối đa. Bạn phải liên tục phải đối mặt với những tình huống thay đổi và đầy thách thức. Do đó, với cương vị là một trợ lý, bạn phải dựa vào sự tự tin của mình để đối mặt với những tình huống xấu nhất và đưa ra những phương án tối ưu.
5. Khả năng đa nhiệm
Danh sách việc làm hằng ngày của trợ lý có thể dài vô tận. Bạn không chỉ hỗ trợ hành chính mà còn đóng vai trò là người lên lịch và ghi nhớ nhật ký, phải trả lời các cuộc gọi điện thoại và giải quyết việc lên lịch các cuộc họp, thường là tất cả cùng một lúc. Đa nhiệm là một kỹ năng mà tất cả các trợ lý cá nhân phải có khả năng thành thạo để giải quyết các nhiệm vụ kinh doanh cũng như cuộc sống cá nhân cho người quản lý một cách trơn tru.
Trợ lý phải có khả năng suy nghĩ một cách chiến lược để giúp người quản lý của họ thực hiện các mục tiêu. Đó là khả năng xem xét bao quát một nhiệm vụ, hiểu lý do tại sao nó cần được hoàn thành, nó tác động như thế nào với chiến lược tổng thể của doanh nghiệp, tại sao nó lại được ưu tiên hơn các nhiệm vụ khác.
6. Chú ý đến từng chi tiết
Trợ lý cá nhân có thể xem xét kỹ lưỡng và lên kế hoạch chi tiết cho mọi thứ. Ví dụ: khi sắp xếp việc đi lại, một trợ lý cá nhân có thể lên kế hoạch về chỗ ở và ăn uống cho doanh nghiệp đồng thời tính đến các chính sách chi phí đi lại, các tuyến đường thay thế, sao cho tối ưu được kinh phí cũng như đảm bảo đầy đủ tiện nghi cho mọi người.
Hơn nữa, bạn phải là một người dễ mến, biết khuyến khích người khác và có khiếu hài hước. Mọi người có thể thoải mái trao đổi và dành nhiều thời gian cho bạn để giải quyết những khúc mắc trong công việc. Bạn cần phải có cá tính riêng, có kỹ năng xã hội tốt và thích làm việc với những người khác.
Những điều trên có thể giúp bạn xác định điểm mạnh và điểm thiếu sót của mình để quyết định có nên lựa chọn ngành trợ lý hay không. Điều quan trọng là bạn phải liên tục rèn giũa và cải thiện bản thân nhằm chinh phục từng bước nhỏ trên con đường trở thành một trợ lý tuyệt vời.
>> Xem thêm: Top lý do bạn nên trở thành trợ lý trong công ty Nhật
Nếu bạn thấy mình có những tính cách phù hợp và quyết định theo đuổi ngành nghề này một cách bài bản, bạn có thể tham khảo qua KHÓA ĐÀO TẠO TRỢ LÝ CHUYÊN NGHIỆP CHUẨN NHẬT do Việc Làm Công Ty Nhật tổ chức, không chỉ đơn thuần lý thuyết mà chủ yếu thông qua các bài tập thực hành, tình huống thực tế trong công việc để học viên có thể tự tin trên con đường trở thành trợ lý chuyên nghiệp.
