Hầu hết ai cũng đều quen thuộc với tên gọi và vai trò của một trợ lý trong công ty. Tuy nhiên, nhiều quan niệm sai lầm về các kỹ năng, đào tạo và mức độ trách nhiệm của công việc này đã tồn tại từ lâu. Trợ lý chuyên nghiệp không chỉ trả lời điện thoại và ghi chú, mà còn xử lý nhiều loại tác vụ cần thiết để công ty hoạt động một cách trơn tru và hiệu quả.
Top 5 điều mà bạn có thể hiểu sai về nghề trợ lý
Sau đây là 5 nhầm tưởng phổ biến nhất về công việc trợ lý, giúp bạn có cái nhìn đúng hơn về ngành này.
1. Trợ lý không có nhiều cơ hội thăng tiến
Ngược lại, trợ lý có thể được trả lương rất cao và có cơ hội phát triển rất lớn. Ví dụ điển hình, mức lương của trợ lý điều hành trung bình ở Hoa Kỳ là khoảng 60.000 đô la. Tuy nhiên, 57% trợ lý điều hành cho CEO kiếm được từ 55.917 đến 140.703 USD, và có thể lên tới 311.665 USD. Trợ lý cũng có thể nhận được các lợi ích khác, chẳng hạn như quyền chọn cổ phiếu, vốn chủ sở hữu, chia sẻ lợi nhuận hoặc tiền thưởng hàng năm. Trong khi đó, mức lương trung bình của Hoa Kỳ (trên tất cả các ngành nghề) chỉ dưới 54.000 USD.
Ngoài ra, trợ lý có một lợi thế đặc biệt là đặt mình vào vị trí trung tâm của tổ chức, nơi có thể nhìn thấy tất cả đa dạng các cơ hội cho các con đường sự nghiệp khác nhau. Một trợ lý có cơ hội được tiếp xúc với nhiều người, nhiều tầng lớp từ CEO, CFO, học điều hành một nhóm lớn hoặc linh hoạt các kỹ năng nhân sự của họ. Do đó, việc chuyển từ vị trí trợ lý sang bất kỳ ngành nghề nào khác là hoàn toàn khả thi.
>> Xem thêm: Top các kỹ năng và tố chất không thể thiếu ở 1 người trợ lý giỏi
2. Trợ lý không có cuộc sống cá nhân
Mặc dù một số trợ lý có thể không có cuộc sống cá nhân, nhưng đây không phải là quy tắc khó và bắt buộc đối với nghề này. Đúng vậy, có rất nhiều người nổi tiếng, CEO, quan chức chính phủ và Giám đốc điều hành cần một trợ lý để cam kết thực hiện vai trò này 24/7. Tuy nhiên, những yêu cầu đó đã được vạch ra, các ranh giới được thiết lập và mức lương được thương lượng để phù hợp với những kỳ vọng đó. Và trên hết, trợ lý có quyền đồng ý hoặc không đồng ý với các tiêu chuẩn và yêu cầu đó nếu cảm thấy không thoải mái. Nếu một người trợ lý không có cuộc sống cá nhân, thì đó thường là do sự lựa chọn. Trợ lý luôn có thể có cuộc sống cá nhân miễn là họ sẵn sàng và có thể thiết lập ranh giới rõ ràng.
3. Trợ lý chỉ làm liên quan đến công việc văn phòng
Công việc văn thư vẫn là một thành phần quan trọng trong vai trò hàng ngày của một trợ lý chuyên nghiệp. Nhưng trong những năm qua, công việc đã mở rộng để bao gồm nhiều trách nhiệm khác nhau. Theo một báo cáo từ Hiệp hội Chuyên gia Hành chính Quốc tế (IAA), khối lượng công việc của các trợ lý đã tăng lên khi các công ty cắt giảm nhân viên hỗ trợ.
Ngày nay, ngành trợ lý thường được chia ra làm 5 chức vụ cơ bản là trợ lý hành chính, trợ lý kinh doanh, trợ lý cá nhân, trợ lý giám đốc và trợ lý văn phòng. Mỗi công việc sẽ yêu cầu những kỹ năng đặc trưng ngoài công việc văn thư thông thường. Trợ lý có thể được yêu cầu tổ chức các cuộc họp, chuẩn bị báo cáo nghiên cứu, thực hiện một số quản lý dự án nhẹ, quản lý các nhiệm vụ khác xung quanh văn phòng hoặc hoạt động độc lập. Điều đó có nghĩa là bất cứ điều gì liên quan đến hoạt động của một doanh nghiệp hoặc tổ chức. Nói tóm lại, các trợ lý chuyên nghiệp cần chuẩn bị sẵn sàng để là một con người đa nhiệm trong văn phòng và trở thành cầu nối vững chắc giữa nhân viên và cấp trên.
>> Xem thêm: Phân biệt trợ lý và thư ký ở các công ty Nhật
4. Trợ lý không cần nhiều kỹ năng chuyên môn
Một số kỹ năng quan trọng nhất mà một trợ lý thành công có được là lãnh đạo, giao tiếp, tổ chức, khả năng phục hồi, tháo vát, giải quyết vấn đề, quản lý dự án và ra quyết định. Bất cứ người lãnh đạo nào cũng muốn có một trợ lý với đầy đủ những kỹ năng “xịn sò” và có thể làm tất cả một cách bình tĩnh, nhất quán. Đồng thời, người “kề vai sát cánh đó” có thể giúp họ xây dựng sự đồng thuận và hỗ trợ các thành viên còn lại trong nhóm hoặc công ty. Trợ lý cần có một số kỹ năng dễ chuyển đổi nhất, bởi vì họ là những người lãnh đạo và triển khai trực tiếp các yêu cầu từ CEO. Và những kỹ năng lãnh đạo tuyệt vời sẽ đưa bạn đến bất cứ nơi nào bạn muốn trong sự nghiệp của mình.
5. Trợ lý không có tầm ảnh hưởng lớn
Trợ lý có thể là một số cá nhân có ảnh hưởng nhất trong một tổ chức như trợ lý điều hành, trợ lý kinh doanh. Những gì họ không có là một danh hiệu quyền lực chính thức để dựa vào. Do đó, các trợ lý phải trau dồi các kỹ năng giao tiếp, tư duy logic, EQ, IQ, khả năng lãnh đạo của và hàng loạt kỹ năng cần thiết khác, để hoàn thành tốt công việc được giao. Không chỉ vậy, trợ lý điều hành còn ở một vị trí độc nhất để ảnh hưởng đến văn hóa, cuộc trò chuyện và các kết nối diễn ra trong toàn phòng ban của công ty. Họ có sự hậu thuẫn của Ban điều hành và đội ngũ lãnh đạo nên lời nói của họ có trọng lượng trong toàn tổ chức.
Qua những điều trên, bạn hoàn toàn có thể hiểu rõ và giải quyết được những niềm tin và ý nghĩ sai lầm về ngành trợ lý. Vị trí này có thể là một bước đệm cho một chức vụ cấp cao khác, có nhiều cơ hội để phát triển năng lực cá nhân.
>> Ứng tuyển việc làm trợ lý/ thư ký mới nhất!
Nếu bạn đã hiểu rõ và quyết định theo đuổi ngành nghề này một cách bài bản, bạn có thể tham khảo qua KHÓA ĐÀO TẠO TRỢ LÝ CHUYÊN NGHIỆP CHUẨN NHẬT do Việc Làm Công Ty Nhật tổ chức, không chỉ đơn thuần lý thuyết mà chủ yếu thông qua các bài tập thực hành, tình huống thực tế trong công việc để học viên có thể tự tin trên con đường trở thành trợ lý chuyên nghiệp.
