Trợ lý có phạm vi công việc rộng và khối lượng công việc nhiều, vì thế để đảm đương được vị trí này cần có nhiều phẩm chất vượt trội. Bên cạnh ngoại hình tốt, kiến thức chuyên môn vững vàng, khả năng chịu được áp lực thì các kỹ năng nào cần có ở một người trợ lý giỏi?
Top các kỹ năng và tố chất không thể thiếu ở 1 người trợ lý giỏi
1. Kỹ năng giao tiếp với khách hàng
Kỹ năng giao tiếp có vai trò quan trọng và cần thiết trong công việc, đặc biệt ở cương vị trợ lý. Kỹ năng giao tiếp không chỉ dừng lại ở mức ăn nói dễ nghe, rõ ràng, lưu loát mà còn thể hiện qua khả năng lắng nghe, đàm phán, thấu hiểu, thuyết phục và nắm bắt tâm lý người khác. Kỹ năng này thường đi đôi với việc am hiểu văn hóa, ngoại ngữ của các vùng miền và quốc gia khác nhau. Từ đó, dễ dàng làm quen, tạo thiện cảm và có thêm nhiều mối quan hệ mới.
Giao tiếp tốt giúp người trợ lý rất nhiều trong công việc, thu hút và gây được thiện cảm với đối tác. Kỹ năng này có thể được trau dồi và rèn luyện từ các khóa học hoặc thông qua thực tế công việc.
>> Ứng tuyển việc làm trợ lý/ thư ký mới nhất!
2. Kỹ năng lập kế hoạch và quản lý thời gian hiệu quả
Người trợ lý thường xuyên lập kế hoạch công việc, tổ chức cuộc họp, sắp xếp lịch trình cho cấp trên nên nắm vững kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức rất quan trọng đối với vị trí này.
Bên cạnh đó trợ lý cần quản lý thời gian hiệu quả, biết phân chia thời gian phù hợp cho các đầu mục công việc, công việc nào cần nhiều thời gian hơn công việc nào, cái gì làm trước cái gì làm sau. Sau đó, họ sẽ phân bổ thời gian hợp lý để các công việc đó đều được hoàn thành đúng hạn và đạt đúng chất lượng yêu cầu.
Đây là một trong những điều cơ bản mà tất cả các vị trí công việc đều phải thực hiện tốt. Tuy nhiên, ở người trợ lý, nó có vai trò đặc biệt quan trọng và là một trong những tiêu chuẩn để đánh giá một trợ lý có làm việc hiệu quả hay không.
>> Xem thêm: Ra khỏi nhà thuộc lòng lịch làm việc trong ngày
3. Kỹ năng xử lý thông tin, đưa ra quyết định, giải quyết vấn đề
Khi cấp trên vắng mặt thì trợ lý là người thay mặt để giải quyết vấn đề và đưa ra quyết định. Do đó, kỹ năng ra quyết định là một trong những yếu tố cần phải rèn luyện từ sớm. Trợ lý cần rèn luyện cho mình khả năng đánh giá tình hình và đưa ra quyết định, để khi rơi vào tình huống kể trên có thể phản ứng một cách nhanh nhạy và hiệu quả nhất.
Để đánh giá và quyết định đúng, trợ lý cần biết chọn lọc và xử lý thông tin, quan trọng hơn là hãy thường xuyên để ý và học hỏi từ sếp của mình. Những gì bạn quan sát và học được hàng ngày từ chính vị lãnh đạo của mình sẽ có ích cho bạn trong những lúc bạn phải chèo chống một mình. Đó là lý do tại sao trợ lý càng giỏi lại càng có tầm nhìn và tư duy ngang bằng với sếp của mình.
>> Tham khảo 5 vị trí trợ lý cơ bản và lộ trình thăng tiến trong nghề trợ lý
4. Kỹ năng tin học văn phòng, soạn thảo văn bản, viết mail
Với đặc thù công việc liên quan đến giấy tờ và tài liệu, trợ lý phải là người thành thạo kỹ năng tin học văn phòng, cách soạn thảo văn bản, trả lời mail. Các kỹ năng này bổ trợ và giúp giải quyết công việc hiệu quả, nhanh chóng, tiết kiệm thời gian, nâng cao năng suất làm việc.
Ngoài ra, người trợ lý còn phải biết cách sử dụng nhiều loại máy móc, công nghệ có liên quan khác như máy in, máy fax, hoặc các vật dụng cần thiết cho công việc. Không những thế, đôi khi trợ lý còn là người hướng dẫn cho giám đốc và đồng nghiệp của mình sử dụng những tiện ích mới nhất.
Ngày nay, có rất nhiều kỹ thuật công nghệ mới để hỗ trợ cho công việc, nhiều khóa đào tạo kỹ năng văn phòng như tin học, soạn mail,... Điều quan trọng là người trợ lý cần biết mình đang cần trao dồi thêm những kỹ năng nào và nghiêm túc đầu tư vào nó.
>> Tìm hiểu ngay cơ hội nghề nghiệp của vị trí trợ lý
5. Khả năng thích ứng
Môi trường làm việc của trợ lý luôn thay đổi do nhiều yếu tố như bản chất môi trường kinh doanh/ hoạt động của doanh nghiệp cả bên trong lẫn bên ngoài; thay đổi cấp trên;... Bên cạnh đó, trợ lý cũng tham gia vào các hoạt động nội bộ liên quan tới các bộ phận hay nhân viên khác. Nên việc phải xử lý những biến động bất ngờ hay các tình huống phát sinh ngoài kế hoạch là chuyện tất nhiên.
Trong những hoàn cảnh như vậy, thích nghi chính là kỹ năng sinh tồn của người trợ lý. Để rèn luyện được điều đó, trước hết người trợ lý phải có một tâm lý sẵn sàng đón nhận sự thay đổi. Ngoài ra, người trợ lý phải không ngừng học hỏi và rèn luyện bản thân và luôn có nhiều hơn một phương án cho bất kỳ tình huống nào.
>> Bạn có biết: Trợ lý kinh doanh khác với những vị trí trợ lý khác như thế nào?
6. Hiểu rõ hoạt động kinh doanh của công ty
Trợ lý được xem là “cánh tay” đắc lực của cấp trên. Chính vì vậy, họ cần am hiểu rõ về công ty, tình hình kinh doanh cũng như hệ thống vận hành, xu hướng thị trường, xem xét đối thủ cạnh tranh, để kịp thời đưa ra những ý kiến đóng góp hoặc giải pháp cho công ty.
Không chỉ về lĩnh vực kinh doanh, trợ lý còn cần có kiến thức sâu rộng về ngành nghề, khách hàng, đối thủ cạnh tranh, vị thế của công ty trong thị trường, cũng như xu hướng phát triển của ngành hiện tại để tham mưu cho cấp trên, tạo bước đệm cho kế hoạch tương lai. Tin rằng một trợ lý vừa có tâm vừa có tầm như thế sẽ luôn được đánh giá cao bởi cấp trên và cả đồng nghiệp.
Trên đây là những kỹ năng cần thiết để tạo nên một trợ lý giỏi. Có những người vốn có đã có sẵn tố chất về một hay một vài kỹ năng nào đó nhưng nhìn chung tất cả các kỹ năng đó đều có thể có được thông qua học tập và rèn luyện thực tế. Hãy tự nhìn nhận xem bản thân còn thiếu điều gì và nghiêm túc đầu tư ngay từ bây giờ để có thể trở thành một “cánh tay đắc lực” của cấp trên và “một người giỏi đến mức không ai có thể phớt lờ”!
Nếu bạn đã quyết định theo đuổi ngành nghề này, bạn có thể tham khảo qua KHÓA ĐÀO TẠO TRỢ LÝ CHUYÊN NGHIỆP CHUẨN NHẬT do Việc Làm Công Ty Nhật tổ chức, không chỉ đơn thuần lý thuyết mà chủ yếu thông qua các bài tập thực hành, tình huống thực tế trong công việc để học viên có thể tự tin trên con đường trở thành trợ lý chuyên nghiệp.
