Trợ lý là một công việc tuyệt vời cho những cá nhân muốn tạo dựng những mối quan hệ, học hỏi kinh nghiệm và kiến thức từ những người giỏi hơn. Nhiều cá nhân tài năng đã tạo dựng sự nghiệp thành công từ vai trò trợ lý và làm việc với vai trò hỗ trợ cấp cao cho các CEO, người nổi tiếng và những người có tầm ảnh hưởng lớn.
Phân biệt 5 vị trí trợ lý cơ bản và lộ trình thăng tiến trong nghề trợ lý
Thực chất, có nhiều loại công việc trợ lý tùy thuộc vào ngành công nghiệp khác nhau. Sau đây là 5 vị trí trợ lý cơ bản nhất để bạn nắm rõ nội dung công việc để lựa chọn phù hợp với kinh nghiệm và năng lực của bản thân.
1. Office Assistant - Trợ lý văn phòng
Trợ lý văn phòng cung cấp hỗ trợ hành chính cho văn phòng để đảm bảo trật tự làm việc trôi chảy. Các nhiệm vụ khác nhau tùy thuộc vào doanh nghiệp và nhu cầu của doanh nghiệp nhưng có thể bao gồm các nhiệm vụ văn thư, trả lời cuộc gọi, dịch vụ khách hàng, nộp hồ sơ, đặt lịch hẹn, lập bảng tính và chức năng tiếp thị.
Trợ lý văn phòng là một lựa chọn tuyệt vời cho một cá nhân có ít hoặc không có kinh nghiệm vì công việc đào tạo về các chức năng văn phòng cơ bản. Họ làm việc với nhiều chuyên gia khác nhau trong môi trường văn phòng, có thể bao gồm người quản lý văn phòng và các nhà lãnh đạo khác trong một tổ chức. Chức vụ này có thể hơi giống với trợ lý hành chính hoặc thư ký, đều có một vai trò chung là hỗ trợ các nhân viên có mặt và đảm bảo mọi thứ diễn ra suôn sẻ ở công ty.
>> Ứng tuyển việc làm trợ lý/ thư ký mới nhất!
2. Administrative Assistant - Trợ lý hành chính
Trợ lý hành chính thường làm việc trong một văn phòng thực hiện các nhiệm vụ thư ký và văn thư khác nhau để giúp một tổ chức hoạt động trơn tru và tăng năng suất. Các trách nhiệm thường bao gồm các nhiệm vụ văn thư, chuyên môn và cá nhân, bao gồm nộp tài liệu, đặt lịch hẹn, trả lời điện thoại, chào đón khách, cung cấp đào tạo và hỗ trợ chung cho các nhân viên văn phòng khác.
Những cá nhân thành công trong vai trò này thường đã có kinh nghiệm và kỹ năng nhất định, được thăng chức và hỗ trợ các nhà lãnh đạo cấp cao hơn với tư cách là trợ lý điều hành. Trợ lý hành chính thường báo cáo với Giám đốc điều hành trừ khi được giao trực tiếp cho CEO. Hầu hết trợ lý hành chính hỗ trợ toàn bộ văn phòng trong các công ty nhỏ hơn và làm việc với toàn bộ nhân viên và người quản lý bộ phận khác nhau.
Tuỳ vào quy mô của công ty, vị trí trợ lý văn phòng và trợ lý hành chính thường gộp lại làm một để tối ưu nguồn nhân lực. Ở các công ty Nhật, công việc của một trợ lý hành chính là hỗ trợ bộ phận tổng hợp, bộ phận nhân sự, bộ phận quản lý kinh doanh,... và các hoạt động khác ngoài hoạt động trực tiếp của công ty.
>> Bạn có biết: Trợ lý kinh doanh khác với những vị trí trợ lý khác như thế nào?
* PA (Personal Assistant) - EA (Executive Assistant) - AM (Assistant Manager) mặc dù đều là công việc trợ lý, tuy nhiên các vị trí này có sự khác nhau về mức độ thẩm quyền quản lý, giám sát mà ở đó AM có thẩm quyền cao nhất, EA đứng thứ hai và PA là thấp nhất.
Có thể nói rằng con đường sự nghiệp của một trợ lý có thể bắt đầu từ PA, nâng cấp lên EA và tiến tới AM khi người đó đã tích lũy được các kỹ năng lãnh đạo quan trọng và hiệu quả làm việc của trợ lý đó đã được công nhận. Nhìn chung, AM là vị trí mục tiêu mà các Trợ lý luôn phấn đấu để đạt được. Mặc dù được liệt vào hàng ngũ "Manager", công việc của AM vẫn bao gồm những nhiệm vụ của Trợ lý như giám sát trực tiếp, đánh giá nhân viên, thiết lập kỷ luật ban đầu, thực hiện các nhiệm vụ quản lý khác khi sếp vắng mặt. Mặc dù công việc đòi hỏi sự kiểm soát và ủy quyền cho nhân viên nhưng một AM vẫn phải bắt tay vào tham gia thực hiện công việc như những nhân viên khác. Đó chính là điểm tương đồng trong trách nhiệm của vị trí AM với các vị trí còn lại như PA, EA.
>> Tham khảo 5 đặc thù cần lưu ý khi đảm nhận vị trí trợ lý cho sếp Nhật
3. Personal assistant - Trợ lý cá nhân
Trợ lý cá nhân giúp các cá nhân hoặc một bộ phận để tiết kiệm thời gian và tăng năng suất qua việc hỗ trợ hoàn thành các nhiệm vụ cơ bản hằng ngày, cho phép họ tập trung vào các nhiệm vụ cấp bách hơn.
Nhiệm vụ của một trợ lý cá nhân có thể dành cho cả các vấn đề kinh doanh và cá nhân. Thông thường, các trợ lý phụ trách các nhiệm vụ hành chính như quản lý lịch, lên lịch các cuộc họp và cuộc hẹn, nhận và sàng lọc các cuộc gọi điện thoại cũng như chạy việc vặt. Một số trợ lý cá nhân được yêu cầu đi cùng sếp của họ đến các cuộc họp hoặc sự kiện kinh doanh. Không có lịch trình hoặc nhiệm vụ cụ thể nào cho một trợ lý cá nhân, tùy theo nhu cầu.
>> Tìm hiểu ngay cơ hội nghề nghiệp của vị trí trợ lý
4. Executive assistant - Trợ lý điều hành
Trợ lý điều hành có nhiệm vụ hỗ trợ hành chính cho các giám đốc điều hành hàng đầu hoặc các quản lý cấp cao để tối đa hóa năng suất và có thời gian cần thiết để tập trung vào những trách nhiệm quan trọng nhất của họ. Một số nhiệm vụ điển hình bao gồm các nhiệm vụ văn thư cơ bản như trả lời cuộc gọi và nhận tin nhắn, chào đón khách, lên lịch họp, chuẩn bị báo cáo và sắp xếp chuyến đi.
Trợ lý điều hành cũng biết mục tiêu của công ty và có thể quyết định thay cho CEO, điều mà PA không thể làm được. Trong một số trường hợp, họ thậm chí có thể chịu trách nhiệm xử lý thông tin nhạy cảm và đóng vai trò là người liên lạc giữa giám đốc điều hành và các thành viên khác của công ty.
5. Assistant Manager - Trợ lý Giám đốc
Trợ lý Giám đốc chịu trách nhiệm triển khai các quy trình công việc dựa trên chỉ đạo của Tổng Giám đốc của công ty. Trợ lý Giám đốc thường được tuyển dụng trong môi trường văn phòng, bán lẻ hoặc dịch vụ ăn uống để quản lý nhân viên, sắp xếp lịch trình, khắc phục sự cố thiết bị và phản hồi các khiếu nại hoặc vấn đề của khách hàng.
Trợ lý Giám đốc hỗ trợ Tổng Giám đốc trong việc thực hiện các thay đổi đối với quy trình làm việc của văn phòng, thực hiện đánh giá nhân viên, phát triển và thực hiện các chính sách của cửa hàng cũng như lập kế hoạch tiếp thị hoặc các sự kiện quảng cáo. Họ thu thập thông tin phản hồi từ nhân viên, người quản lý và khách hàng để thực hiện các điều chỉnh hữu ích đối với quy trình của công ty.
Sau khi đã tham khảo qua tất cả các vị trí trợ lý, hãy chọn cho mình một vị trí và một công ty mà bạn có thể học hỏi và phát triển cùng trên con đường thăng tiến sự nghiệp nhé. Nếu bạn đã quyết định theo đuổi ngành nghề này, bạn có thể tham khảo qua KHÓA ĐÀO TẠO TRỢ LÝ CHUYÊN NGHIỆP CHUẨN NHẬT do Việc Làm Công Ty Nhật tổ chức, không chỉ đơn thuần lý thuyết mà chủ yếu thông qua các bài tập thực hành, tình huống thực tế trong công việc để học viên có thể tự tin trên con đường trở thành trợ lý chuyên nghiệp.
