Trợ lý là cách hiệu quả nhất để có được kinh nghiệm, mối quan hệ và cả sự thăng tiến. Những gì bạn cần đó là thời gian, sự chăm chỉ và sẵn sàng vượt qua những giới hạn của bản thân. Tuy nhiên đối với một nền kinh tế hàng đầu cùng nhiều nét đặc trưng trong văn hóa thì trợ lý cho sếp Nhật còn đòi hỏi những yếu tố nào?
5 đặc thù cần lưu ý khi đảm nhận vị trí trợ lý cho sếp Nhật
1. Đúng giờ, đúng hạn, đúng lời hứa
Người Nhật tin rằng đúng giờ mọi lúc mọi nơi là bước đầu để xây dựng niềm tin, vậy nên từ lâu đúng giờ đã ăn sâu vào văn hóa của người dân nơi đây. Đặc biệt, việc đến trước giờ hẹn 5 phút được coi là văn hóa tối thiểu của người đi làm.
Với bản tính cẩn thận và chi tiết trong mọi việc, người Nhật luôn lên kế hoạch từ rất sớm và xác nhận lại một lần nữa khi gần đến ngày hẹn. Nếu có bất kỳ sự trì hoãn nào, người Nhật sẽ thông báo trước để người đó không phải phí thời gian đợi mình. Trong công việc, “trợ lý” là người sắp xếp và chuẩn bị cuộc họp cho cấp trên. Thế nên hiểu về quan niệm thời gian của người Nhật và làm tốt thì xem như đã có một khởi đầu suôn sẻ.
>> Tìm hiểu về "Nguyên tắc 5 phút" của người Nhật
2. Tác phong làm việc
Người Nhật thường hay đúc kết nguyên tắc làm việc qua các khẩu hiệu ngắn gọn, dễ nhớ, dễ hiểu để tăng năng suất và chất lượng công việc. Vị trí trợ lý là cầu nối giữa cấp trên và các bộ phận khác trong công ty, nên việc nắm rõ các khẩu hiệu này là điều bắt buộc.
>> Cập nhật ngay việc làm thư ký, trợ lý mới nhất!
Một số quy tắc làm việc thông qua khẩu ngữ như:
- Quy tắc 5S: được coi là quy tắc làm việc cốt lõi của người Nhật, 5S bao gồm: Seiri (Sàng lọc), Seiton (Sắp xếp), Seiso (Sạch sẽ), Seiketsu (Săn sóc), Shitsuke (Sẵn sàng). Quy tắc 5S tạo môi trường làm việc ngăn nắp, gọn gàng, tiết kiệm được thời gian tìm kiếm đồ vật và giúp nhân viên có tâm lý thoải mái nơi làm việc. Rèn luyện quy tắc 5S lâu dài tạo nên tính kỷ luật trong nhân viên và cũng là bước đầu xây dựng một công ty vững mạnh.
- Quy tắc Hou-ren-sou (Báo cáo – Liên Lạc – Bàn Bạc): đây là 3 quy tắc giao tiếp cơ bản mà người Nhật đặt ra khi làm việc trong 1 tập thể để thúc đẩy hiệu suất công việc cũng như kiểm soát công việc tốt hơn, giảm tình trạng mù mờ thông tin, làm rõ và tránh phát sinh các hiểu nhầm không đáng có khi trao đổi thông tin trong công việc. Việc báo cáo, liên lạc trong nhóm nên ngắn gọn, và tuân theo quy tắc 5W1H đó là: What, Where, When, Why, Who và How.
- Quy tắc Omotenashi (Tận tâm, đối đãi hoặc dịch vụ): luôn đặt mình vào vị trí người khác trước khi làm bất cứ việc gì, tinh thần trách nhiệm đối với công việc được giao và luôn đặt lợi ích tập thể, lợi ích công ty lên trên hết.
- Quy tắc 3M - Muri – Mura – Muda (Lãng phí – Quá tải – Thiếu cân bằng): guyên tắc này được đánh giá rất cao và đưa Nhật Bản trở thành quốc gia có nền quản lý sản xuất cực kỳ chất lượng và hiệu quả. Nói một cách đơn giản thì khi thực hiện các cải tiến cần hiểu rõ để nhận biết muda (lãng phí), mura (không đồng bộ) và muri (quá sức) nếu không sẽ dẫn đến việc quá quan tâm đến kiểm soát quá trình mà không còn thời gian để thiết kế cải tiến quá trình.
3. Không chỉ giỏi tiếng Nhật mà cần biết thêm ngoại ngữ khác (tiếng Anh, tiếng Trung,...)
Tuy là một quốc gia phát triển nhưng sự thật là phần lớn người Nhật không thích và không giỏi dùng tiếng Anh. Vì tiếng Anh là môn học không được xem trọng ở Nhật, người Nhật còn tự Nhật hóa tất cả các từ mượn từ ngôn ngữ khác và có hẳn một bảng chữ cái Katakana để phiên âm các từ tiếng Anh trở về ngôn ngữ tiếng Nhật. Ngoài ra tính cách nhút nhát, ngại nói cũng là nguyên nhân khiến người Nhật không giỏi ngoại ngữ. Chính vì thế, vị trí trợ lý ở các công ty Nhật thường yêu cầu điều kiện biết thêm ngoại ngữ khác ngoài tiếng Nhật như tiếng Anh hay tiếng Trung,... để hỗ trợ cấp trên trong các cuộc họp hay gặp gỡ khách hàng.
Thế nên, nếu có lợi thế về ngoại ngữ khác (ngoài tiếng Nhật) thì bạn đã có thêm một điểm cộng để ứng tuyển vị trí này rồi đó.
4. Cập nhật tin tức/thời sự
Với bản tính chi tiết, tỉ mỉ nên người Nhật rất xem trọng thông tin dù là nhỏ nhất. Có thể thấy, dù chỉ là một tin tức nhỏ nhất cũng có thể trở thành đề tài để bàn bạc trong buổi họp hay các cuộc gặp. Thế nên, để có thể hỗ trợ cấp trên và không mờ nhạt trong các cuộc gặp gỡ, người trợ lý nên cập nhật các tin tức chính thống, có giá trị và liên quan đến công việc. Đây cũng được xem là yếu tố để cấp trên đánh giá năng lực và biểu hiện trong công việc của cấp dưới.
5. Quy tắc an toàn (chuẩn bị nhiều phương án dự phòng)
Ý thức lo âu phòng xa của người Nhật có lịch sử lâu đời, được hình thành do môi trường sống khắc nghiệt, khan hiếm tài nguyên lại hay gánh chịu nhiều thiên tai. Bên cạnh đó là sức ép từ xã hội, mối đe dọa từ các nước láng giềng. Do đó ý thức lo âu phòng xa của người Nhật rất ổn định, không dễ bị mất đi dù điều kiện và hoàn cảnh sống có thay đổi.
Trong công việc và cả trong cuộc sống hàng ngày, quy tắc an toàn phòng xa luôn được người Nhật chú trọng. Ví dụ người trợ lý khi sắp xếp thời gian, địa điểm cuộc họp cần đưa ra nhiều hơn một lựa chọn để các bên có thể cân nhắc; luôn sao chép tài liệu qua thiết bị lưu trữ dự phòng, luôn cố gắng đi sớm trước mọi cuộc hẹn để phòng kẹt xe, tắc đường hay các sự cố ngoài ý muốn khác,...
Người có ý thức lo xa và lập ra sẵn nhiều kế hoạch sẽ có thể giải quyết được những tình huống bất ngờ xảy ra, giúp công việc được suôn sẻ và được cấp trên đánh giá cao hơn các nhân viên khác.
>> Đọc thêm về thói quen thuộc lòng lịch làm việc trong ngày
6. Nắm bắt phản ứng tâm lí
Một trợ lý giỏi không chỉ có kiến thức vững vàng, kinh nghiệm dày dặn mà còn cần kỹ năng quan sát, phán đoán, nắm bắt tâm lý nhanh nhạy. Kỹ năng này được thể hiện nhiều khi công ty có cuộc họp, sự kiện hoặc khi tiếp xúc với khách hàng. Người có khả năng quan sát sẽ chú ý đến mọi chi tiết từ nhỏ nhất như thứ tự tham dự, nhân viên ổn định trước rồi mới đến cấp trên; khi tổ chức sự kiện có khách mời tham dự thì cần tìm hiểu thêm về khách hàng như vị trí công việc, tâm lý, sở thích,... để chuẩn bị cách tiếp đón, vị trí ngồi, thức ăn nước uống phù hợp,... nhằm tạo tâm lí thoải mái và ấn tượng tốt đẹp nhất cho khách mời.
>> Xem ngay: Vì sao người Nhật thường có kế hoạch hơn người Việt?
Với nhiều đặc thù và yêu cầu riêng, nghề trợ lý cũng lắm vất vả nhưng thách thức luôn đi cùng với cơ hội. Vậy những cơ hội nghề nghiệp nào sẽ đến với vị trí công việc đầy tiềm năng này? Cùng tìm hiểu ở bài viết tuần sau nhé!
