Tôi đã từng tự hào về khả năng sắp xếp mọi thứ chuẩn xác không sai 1 giây. Cho đến khi tôi tiếp xúc và nhận ra thuật quản lý thời gian của người Nhật.
Nguyên tắc 5 phút
Câu chuyện xảy ra cũng khá lâu, khi đó tôi mới bắt đầu làm việc cho công ty Nhật chừng khoảng 2 đến 3 năm, hôm đấy tôi và sếp Nhật của tôi có một cuộc hẹn ăn tối với khách hàng. Gần đến giờ phải di chuyển sếp tôi mới đến bàn làm việc của tôi hối thúc tôi kết thúc công việc để chuẩn bị đi gặp khách hàng. Sếp tôi lúc bấy giờ thuộc dạng quăng hết mọi việc cho tôi nên sếp rất rỗi rãi còn tôi thì bận ngập mặt, có được bao nhiêu thời gian tôi đều phải tập trung vào xử lý công việc. Mãi phải đến khi rất cận giờ tôi mới đóng máy vội vã cùng sếp ra thang máy xuống sảnh, ngoắc vội chiếc taxi để đi đến điểm hẹn. Rất may chúng tôi đến vừa đúng giờ. Buổi giao lưu diễn ra bình thường vui vẻ không có vấn đề gì cho đến khi tiễn khách lên taxi chỉ còn lại tôi và sếp tôi.
Thông thường sau khi tiễn khách về, chúng tôi sẽ mỗi người bắt một chiếc taxi ra về. Lần này sếp lại bảo muốn đi cùng taxi với tôi để đưa sếp về đến nhà giúp. Tôi thấy hơi lạ vì sếp cũng chẳng quá say đến mức tôi phải đưa về nhưng cũng chẳng hại gì nên tôi vẫn về chung với sếp. Khi đã lên xe đột nhiên sếp trở nên nghiêm túc, bộ dạng lè nhè của người say biến đi đâu mất. Sếp cất tiếng:
"Chú cho anh chỉ đạo điều này kẻo say quá anh quên. Việc để khách hàng đến trước đợi chúng ta như hôm nay là không tốt. Dù rằng chúng ta không đến trễ nhưng thực tế là chúng ta đã để khách hàng đợi chúng ta. Đã làm dịch vụ thì không nên để khách hàng đợi. Đồng ý rằng chú vì công việc nên đến cận giờ mới có thể xuất phát được. Nhưng cân nhắc giữa điều chúng ta có thể cố làm thêm trong vài phút với việc đánh mất ấn tượng với khách hàng, khiến khách hàng phải đợi chúng ta thì rõ ràng nên dừng công việc, tập trung cho sự kiện sắp diễn ra."
Ngẫm lại tôi thấy sếp nói chí phải. Thật ra cố gắng thêm trong vài phút cũng chẳng được kết quả gì ghê gớm trong khi đó lại đánh mất cơ hội tạo ấn tượng tốt với khách hàng. Suy nghĩ rộng ra, việc nỗ lực thêm vài phút không giúp do công việc đó có kết quả vượt trội mà nó lại khiến cho công việc tiếp theo bị ảnh hưởng. Cứ như vậy chúng ta không kiểm soát tốt được bất kỳ công việc nào, mọi thứ đều ảnh hưởng kéo chất lượng công việc chung đi xuống.
Lại có một câu chuyện khác liên quan đến việc này. Ngày đấy công ty tôi làm việc đặt trụ sở tại một tòa nhà có thể nói là nổi tiếng nhất ở vị trí trung tâm của Sài Gòn. Có một đối tác rất thân thiết của sếp tôi muốn lập văn phòng tại Sài Gòn nhưng không muốn bỏ ra quá nhiều chi phí cho việc thuê văn phòng. Một ý tưởng đơn giản và hiệu quả ở đây là công ty chúng tôi cho đối tác này thuê một cái bàn vì họ cũng chỉ dự định phái sang Việt Nam một chuyên viên duy nhất. Ý tưởng rất hay và hợp lý nhưng lại khó thực hiện vì phía tòa tuyên bố không cung cấp hợp đồng thuê văn phòng tách ra từ hợp đồng thuê của chúng tôi. Và đây là một trở ngại sống còn vì nếu không có hợp đồng thuê văn phòng thì không thể xin giấp phép đầu tư vào Việt Nam.
Câu chuyện hệ trong đến mức sếp tổng công ty này (vốn là người rất nổi tiếng tại Nhật) đáp máy bay sang ngay Việt Nam để trực tiếp đàm phán với toà nhà. Tôi được đi theo ông sếp này phòng trường hợp phải thông dịch. Đến văn phòng ban quản lý tòa nhà, được hướng dẫn vào phòng họp, ngồi xuống nhìn đồng hồ xong ông sếp nói: “Đến sớm đúng 5 phút là điều cốt lõi, sớm quá sẽ không hay vì khiến đối tác phải dừng tay tiếp đón. 5 phút là đủ để chúng ta thư thả suy ngẫm sắp xếp câu chuyện cần phải bàn bạc”. Thực tế là phía tòa nhà vì lý do gì đó đã cho chúng tôi đợi thêm 10 phút nữa mới xuất hiện. Trong thời gian bị cho leo cây này ông sếp này lại cho tôi thêm 1 bài học: “Đợi càng lâu càng tốt. Bắt chúng ta đợi họ sẽ bắt đầu câu chuyện bằng tiếng xin lỗi, đó không là gì khác ngoài việc tặng cho chúng ta thế thượng phong”. Đúng là 1 nhà đàm phán đại tài, kết quả buổi nói chuyện là ông ấy đã thuyết phục được tòa nhà đáp ứng yêu cầu tách hợp đồng thuê văn phòng cho ông ấy và đây chắc chắn là 1 trường hợp ngoại lệ rất hiếm có đối với tòa nhà sang chảnh này.
Nếu biết sắp xếp công việc để đến trước hẹn 5 phút và vui vẻ đợi đối tác, biết đâu một ngày nào đó bạn sẽ có thể có những kỳ tích đàm phán như sếp Nhật này. Mà dù là không đạt kỳ tích đi chăng nữa, cứ tin tôi, 5 phút thư thả sẽ giúp chất lượng công việc của bạn tốt hơn là bạn nghĩ đấy.
