Trợ lý và thư ký là hai công việc khác nhau. Tuy nhiên do có ngoại diên và một phần nội hàm trùng nhau nên trong quá trình sử dụng lao động thực tế rất nhiều doanh nghiệp đang hiểu lầm 2 vị trí này là một.
Phân biệt trợ lý và thư ký ở các công ty Nhật
Thư ký là người chuyên hỗ trợ giám đốc việc quản lý và điều hành công việc trong văn phòng, liên quan đến sổ sách giấy tờ, các công việc hành chính, sắp xếp hồ sơ tuyển dụng, soạn thảo văn bản cho các cuộc họp….Bên cạnh đó phải tham gia vào việc tiếp khách, lên lịch trình cho giám đốc, tổ chức triển khai những hội nghị, lên kế hoạch cho doanh nghiệp.
Trợ lý là người làm việc trực tiếp với giám đốc, nhận và truyền đạt chỉ thị của cấp trên đến các bộ phận trong công ty. Bên cạnh đó, trợ lý sẽ là người xử lý mọi yếu tố trong công ty đối nội và đối ngoại hay đàm phán, thỏa thuận hợp tác những hợp đồng và là người giám sát việc làm của những nhân viên cấp dưới trong công ty. Trợ lý có nội dung công việc khá phức tạp, với khối lượng tương đối nhiều và phạm vi công việc rộng.
>> Ứng tuyển việc làm trợ lý/ thư ký mới nhất!
Nên nhìn chung thì thư ký và trợ lý đều phải làm công việc được cấp trên giao phó như công tác văn thư, soạn thảo văn bản, tổ chức lưu trữ thông tin và chuẩn bị tài liệu, văn bản cho các cuộc họp, tổ chức các buổi hẹn gặp mặt, lên lịch hoạt động cho công ty trong tuần và lập lịch làm việc, thường xuyên cập nhật các chuyến đi công tác,… nhưng đi sâu vào bản chất và phạm vi công việc thì 2 vị trí này có nhiều điểm khác biệt, cụ thể:
Người trợ lý thường sẽ giữ vai trò lãnh đạo trong một tổ chức, doanh nghiệp hơn là người làm thư ký
Ở các công ty Nhật, người trợ lý thường giữ vai trò lãnh đạo vàcó vị trí nhất định, nhận mệnh lệnh và truyền đạt đến các bộ phận khác, nên lệnh của trợ lý cũng chính là mệnh lệnh của cấp trên. Bên cạnh đó, những người làm trợ lý thường đảm trách tất cả các công việc của một thư ký cần làm, nhưng sau đó họ cần làm nhiều việc hơn thế nữa.Tthay vì chỉ thực hiện sắp xếp các cuộc hẹn như một thư ký thì trợ lý phải tổ chức, lên lịch các chương trình của công ty và tạo chương trình, hoạt động cho các cuộc họp và hội nghị. Họ còn được cấp trên trao quyền phân công công việc và giám sát công việc của nhân viên các phòng, ban khác; sau đó tổng kết và báo cáo lại với các lãnh đạo đứng đầu công ty.
Người trợ lý phải tương tác với mọi người từ khắp các phòng ban trong doanh nghiệp
Người Nhật có tinh thần đoàn kết cực kỳ cao, không chỉ trong đời sống mà trong công việc cũng vậy. Họ quan niệm rằng tất cả công việc của các phòng ban trong công ty đều có liên quan mật thiết với nhau, nên họ thường sẽ không nề hà việc của ai mà tất cả vì mục tiêu chung là lợi ích của công ty.
Mặt khác, do đặc thù công việc nên trợ lý thường phải liên hệ trực tiếp với các phòng ban trong công ty để lấy thông tin, số liệu làm báo cáo theo yêu cầu của cấp trên hoặc cùng tham gia vào dự án với họ. Trong khi thư ký sẽ ít khi liên lạc trực tiếp hoặc tham gia chung dự án với các phòng ban trong công ty.
>> Tìm hiểu ngay cơ hội nghề nghiệp của vị trí trợ lý
Trợ lý là người có thể làm việc độc lập
Tính cách ngại làm phiền, luôn tự lập trong mọi việc nên không chỉ trong đời sống mà ngay cả trong công việc cũng vậy, các công ty Nhật đào tạo nhân viên của họ tinh thần làm việc độc lập và tự chịu trách nhiệm.
Trợ lý thường phải đứng ra trực tiếp làm việc với các phòng ban trong công ty và xử lý các vấn đề phát sinh, giữ vai trò lãnh đạo và là cánh tay đắc lực của cấp trên. Ngoài khả năng lam việc nhóm thì trợ lý đòi hỏi năng lực làm việc độc lập trong nhiều tình huống khác nhau như khi sếp vắng mặt, khi đại diện cho hình ảnh công ty trước truyền thông,... Họ vẫn hoàn thành các nhiệm vụ hàng ngày giống như thư ký nhưng họ còn đảm nhiệm cả các dự án “dài hơi” của công ty.
Trợ lý được trao quyền phân công công việc và giám sát công việc của nhân viên các phòng ban khác; sau đó tổng kết và báo cáo lại với các lãnh đạo đứng đầu công ty
Do tính chất công việc nên trợ lý là cầu nối giữa cấp trên và nhân viên. Trợ lý có nhiều thời gian làm việc cùng với cấp trên nên hiểu rõ tính cách, suy nghĩ của cấp trên; ngược lại trợ lý cũng thường xuyên làm việc với nhiều phòng ban nên có nhiều cơ hội tiếp xúc với nhân viên, dễ dàng nắm bắt được tâm tư, nguyện vọng của họ để đề xuất lên cấp trên. Nên không chỉ công việc mà yếu tố đời sống tinh thần, tâm tư tình cảm của nhân viên cũng rất quan trọng, nếu người trợ lý làm tốt và phát huy được vai trò trợ lý của mình thì nhân viên sẽ càng gắn bó với công ty, mà ổn định đội ngũ nhân sự là bước đầu để xây dựng công ty vững mạnh.
Nếu bạn đã quyết định theo đuổi ngành nghề trợ lý, đừng ngần ngại tham khảo qua KHÓA ĐÀO TẠO TRỢ LÝ CHUYÊN NGHIỆP CHUẨN NHẬT do Việc Làm Công Ty Nhật tổ chức, không chỉ đơn thuần lý thuyết mà chủ yếu thông qua các bài tập thực hành, tình huống thực tế trong công việc để học viên có thể tự tin trên con đường trở thành trợ lý chuyên nghiệp.
>> Mọi thông tin tư vấn về khóa học xin liên hệ TẠI ĐÂY!
