Trợ lý là một trong những công việc phổ biến được nhiều công ty Nhật Bản chiêu mộ. Tuy nhiên, bên cạnh những yêu cầu cơ bản, vị trí trợ lý tại công ty Nhật vẫn có những điểm khác biệt so với vị trí tương đương tại các công ty Châu Á.
Trợ lý trong công ty Nhật có gì khác với trong công ty Châu Á
Trợ lý trong công ty Nhật có gì khác với trong công ty Châu Á
1. Mô tả công việc
Nhìn chung, dù làm việc tại công ty Nhật hay bất kỳ nước nào ở Châu Á thì một trợ lý sẽ chịu trách nhiệm cho những công việc sau:
- Hỗ trợ sắp xếp các cuộc họp cho các Phòng ban khác theo yêu cầu của Tổng Giám Đốc
- Hỗ trợ xây dựng và triển khai các chương trình, kế hoạch hoạt động của công ty
- Tổng hợp, đánh giá và lập báo cáo về tình hình hoạt động của công ty và các bộ phận
- Truyền tải các thông tin chỉ đạo của Ban Giám Đốc tới các phòng ban, bộ phận trong công ty
- Phối hợp với các Bộ phận khác để tổ chức các sự kiện của Công ty
- Lưu trữ tài liệu, công văn và hồ sơ
- Cung cấp phiên dịch, biên dịch và hỗ trợ hành chính
- Phiên dịch cho các cuộc họp và nộp tất cả các báo cáo cuộc họp cho Tổng Giám Đốc
- Theo dõi và sắp xếp lịch làm việc cho Tổng Giám đốc, bao gồm sắp xếp tất cả các cuộc hẹn, cuộc họp, sắp xếp việc đi lại, ngân sách và chi phí
- Theo dõi và báo các quá trình làm việc của tất cả các Phòng, Bộ phận cho Tổng Giám Đốc nếu cần
- Là cầu nối đắc lực giữa Tổng Giám Đốc và toàn thể nhân viên và các đối tác nước ngoài
- Lên lịch và triển khai các cuộc họp, nhiệm vụ nội bộ và bên ngoài
Riêng đối với trợ lý tại công ty Nhật, vị trí này còn đóng vai trò trung tâm như một người chỉ huy để thay giám đốc xử lý công việc trong trường hợp khẩn cấp.
2. Yêu cầu công việc
Thông thường, công việc trợ lý trong công ty Nhật sẽ có những yêu câu sau:
- Ngoại ngữ bắt buộc là tiếng Nhật, tùy từng doanh nghiệp có thể yêu cầu tiếng Anh
- Sử dụng tốt 4 kỹ năng tiếng Nhật trong công việc (trình độ tương đương N2 trở lên)
- Sử dụng thành thạo tin học văn phòng
- Từng du học hoặc làm việc tại Nhật Bản là một lợi thế
- Có background liên quan tới chuyên ngành làm việc
- Nhanh nhẹn, nhiệt tình, cẩn thận và có trách nhiệm với công việc
- Khả năng chịu áp lực cao, hoàn thành công việc được giao đúng hạn và chính xác
- Có kỹ năng quản ký (quản lý doanh thu, lập kế hoạch, giải quyết vấn đề, năng lực quản lý, vận hành)
Trong khi đó, yêu cầu công việc trợ lý trong công ty châu Á (Việt Nam, Singapore, Ấn Độ…) như sau:
- Trình độ tiếng Anh tốt (Nói và Viết)
- Có kinh nghiệm trong công tác trợ lý
- Có kinh nghiệm quản lý, tổ chức công việc hiệu quả
- Kiến thức chuyên sâu về lĩnh vực của công ty
- Sử dụng thành thạo các ứng dụng văn phòng và phần mềm quản lý dữ liệu thông dụng của các doanh nghiệp hiện nay
- Có khả năng giao tiếp và thuyết trình tốt
- Chịu được áp lực công việc cao, giải quyết sự cố nhanh
- Ngoại hình là một lợi thế
>> Xem thêm: Tổng hợp các công cụ, phần mềm cần thiết hỗ trợ công việc trợ lí
3. Mức lương
Tùy theo lĩnh vực và yêu cầu công việc mà mức lương của một trợ lý tại công ty Nhật và công ty Châu Á nói chung có sự khác nhau. Tuy nhiên, so với các quốc gia khác, nhìn chung mức lương của trợ lý tại công ty Nhật có phần cao hơn, dao động từ 15 - 50 triệu đồng, trong khi vị trí này tại các quốc gia như Việt Nam, Trung Quốc có lương trung bình là 10 - 20 triệu đồng.
Đặc biệt, nhiều công ty Nhật hiện nay còn có thêm khoản lương tháng 13, lương tháng 14 và các khoản thưởng bonus khác. Bên cạnh đó, tiền lương tại công ty Nhật được xác định bằng cách tính đến không chỉ "liên quan đến kết quả công việc" mà còn "liên quan đến tuổi tác" và "lương liên quan đến thâm niên" Việc áp dụng hệ thống tiền lương theo thâm niên cũng ngụ ý rằng bạn có thể yên tâm làm việc trong thời gian dài.
4. Thời gian làm việc
- Trợ lý tại công ty Nhật: Nhiều trợ lý làm việc tại công ty Nhật đến công ty từ rất sớm và rời khỏi văn phòng rất muộn, có thể là 7:00 tối nay thậm chí lúc 10:00 tối vào mùa cao điểm là điều có thể dễ dàng xảy ra
- Trợ lý tại công ty Châu Á: Phần lớn các nước Châu Á như Việt Nam, Trung Quốc thường quy định thời gian làm việc của trợ lý theo giờ hành chính từ 7:30 sáng đến 5:30 giờ chiều
5. Phúc lợi từ công ty
Người Nhật luôn cung cấp các phúc lợi chăm sóc sức khỏe tử tế, lương hưu cũng như các khoản trợ cấp, chẳng hạn như trợ cấp hàng tháng nếu người trợ lý đó vượt qua kỳ thi năng lực tiếng Nhật (JLPT). Người Nhật cũng sẽ trả tiền cho trợ lý khi làm thêm giờ, chi trả những khoản tiền thưởng lớn và giải trí, ăn uống vào những dịp như lễ kỷ nieemh của công ty hoặc ngày lễ.
Một số công ty Nhật còn đầu tư tài trợ cho các trợ lý các khoản học phí, đào tạo và phát triển năng lực, hỗ trợ mua bảo hiểm sức khỏe dành cho người thân hay các chương trình trao đổi làm việc ở chi nhánh khác.
>> Xem thêm: Danh sách 15+ việc làm bán hàng lương cao ~1000$ tại công ty Nhật
Ngoài ra, Nhật Bản nổi tiếng với hệ thống làm việc trọn đời ở nhiều công ty, đồng nghĩa với việc bạn khó bị sa thải khi làm việc tại các công ty Nhật, dù là vị trí trợ lý hay các vị trí khác. So với Nhật Bản, các quốc gia khác ở Châu Á vẫn có những chế độ, phúc lợi đi kèm dành cho nhân viên nói chung và vị trí trợ lý nói riêng như hỗ trợ xe cộ, chi phí ăn uống, tiệc tùng... nhưng đãi ngộ nhiều hay ít vẫn tùy thuộc vào từng doanh nghiệp.
>> Xem thêm: Phân biệt trợ lý và thư ký ở các công ty Nhật
Học khóa đào tạo trợ lý ở đâu?
Nếu bạn đã quyết định theo đuổi ngành nghề trợ lý, đừng ngần ngại tham khảo qua "KHÓA ĐÀO TẠO TRỢ LÝ CHUYÊN NGHIỆP CHUẨN NHẬT" do Việc làm công ty Nhật tổ chức, không chỉ đơn thuần lý thuyết mà chủ yếu thông qua các bài tập thực hành, tình huống thực tế trong công việc để học viên có thể tự tin trên con đường trở thành trợ lý chuyên nghiệp.
>> ĐĂNG KÝ NHẬN TƯ VẤN NGAY <<
