Công việc của một trợ lý thường rất bận rộn. Việc cập nhật lịch trình và quản lý các nhiệm vụ hằng ngày đòi hỏi rất nhiều kỹ năng và thời gian. Tuy nhiên ngày nay, công việc trợ lý có thể “dễ thở” hơn rất nhiều bằng cách tận dụng một số trợ giúp từ công nghệ. Danh sách 10 công cụ và phần mềm hữu ích dưới đây sẽ rất hữu ích mà bất kỳ trợ lý nào cũng nên biết.
Tổng hợp các công cụ, phần mềm cần thiết hỗ trợ công việc trợ lí
Google Calendar thực sự là tiêu chuẩn vàng cho các công cụ lập lịch và quản lý thời gian. Người trợ lý có thể gửi lời mời tham gia sự kiện cho các thành viên ở cả trong và ngoài tổ chức của họ chỉ qua công cụ này. Và những người được mời có thể thêm các sự kiện vào lịch của họ chỉ bằng một nút bấm đơn giản.
Bên cạnh đó, các đối tác, khách hàng có thể chia sẻ ngay lập tức lịch biểu của họ với trợ lý và trợ lý có thể hiển thị đồng thời các lịch khác nhau để quản lý cuộc họp và lên lịch dễ dàng hơn. Vì Google Calendar là một phần của GSuite nên dễ dàng đồng bộ hóa với các công cụ làm việc từ xa như Gmail và Google Drive. Ngoài ra, giao diện này quen thuộc với hầu hết mọi người và dễ điều hướng cho người mới bắt đầu.
Trello là một công cụ trực tuyến hỗ trợ người trợ lý làm việc từ xa. Với ứng dụng này, bạn có thể tạo bảng để sắp xếp các công việc đang thực hiện và lên danh sách việc cần làm. Nó cho phép bạn lập danh sách, sắp xếp, ưu tiên và phân công nhiệm vụ cho chính mình và đồng nghiệp.
Một tính năng tuyệt vời khác của Trello đó là người trợ lý có thể đính kèm tập tin từ các nền tảng lưu trữ tài liệu là Google Drive và Dropbox, thiết lập chuông nhắc nhở để tránh quên và hoàn thành đúng tiến độ công việc.
Bạn đã bao giờ “bất lực” khi cố gắng sắp xếp thời gian gặp mặt đối tác, khách hàng cho sếp hay cuộc họp nội bộ giữa các thành viên trong công ty cùng tham dự một sự kiện nào đó chưa? Vậy thì đây là lúc Doodle giúp bạn tiết kiệm thời gian!
Công cụ đơn giản này cho phép người trợ lý đề xuất các ngày, giờ khác nhau cũng như tạo một cuộc khảo sát thăm dò và chia sẻ với tất cả những người tham gia. Từ đó họ được chọn ngày giờ có thể tham dự, rồi sau khi mọi người đã bỏ phiếu, bạn có cơ sở chọn ra thời gian mà tất cả (hoặc phần lớn) thành viên có thể tham gia.
Evernote đã có được một lượng lớn người tiêu dùng yêu thích trong vài năm qua. Ứng dụng này cho phép người trợ lý sắp xếp các ý tưởng và thông tin, ghi chú, quản lý tác vụ và số hóa các ghi chú vật lý của mình theo cách đơn giản nhất có thể.
Một trong những tính năng tốt nhất của Evernote là nó không chỉ hoạt động với văn bản mà còn với hình ảnh, video và bản ghi âm. Ứng dụng này cũng có thể tích hợp với trình duyệt và email của bạn, giúp việc nhập thông tin trở nên thực sự dễ dàng. Evernote còn lý tưởng cho cả mục đích sử dụng cá nhân và cho các nhóm lớn hơn và nó cung cấp các phiên bản khác nhau để phù hợp với mọi nhu cầu.
Call Please là một trong những ứng dụng tốt nhất dành cho trợ lý điều hành. Nền tảng này cung cấp nhật ký cuộc gọi hợp nhất, dựa trên đám mây giúp trợ lý có thể tổ chức các cuộc gọi đến khách hàng, đối tác. Cổng thông tin của Call Please là một vị trí tập trung cho lịch sử cuộc gọi, thông tin liên hệ và tin nhắn được ghi lại và có thể tìm kiếm được.
Call Please cũng cung cấp dịch vụ định tuyến cuộc gọi (Call Routing) cho phép người trợ lý gắn nhãn các cuộc gọi và lên lịch nhắc nhở cho các cuộc gọi lại, cũng như phân công nhiệm vụ qua điện thoại cho các thành viên, bộ phận trong công ty.
Monday.com là nền tảng dựa trên đám mây cho phép người trợ lý quản lý công việc nhóm dễ dàng hơn. Từ việc tạo quy trình công việc và tự động hóa đến phân công nhiệm vụ, theo dõi thời hạn và giúp việc cộng tác trở nên dễ dàng, Monday.com cung cấp tất cả các công cụ mà bộ phận của bạn đạt đến thành công.
Thoạt đầu, Monday.com có thể trông phức tạp do có nhiều tiện ích mà nó cung cấp, nhưng thực ra công cụ này rất dễ dùng. Hiện Monday.com có sẵn một gói cá nhân miễn phí, cũng như 4 gói khác với giá cả và các tính năng khác nhau để phù hợp với tất cả các loại công ty và người tiêu dùng.
Asana là một công cụ quản lý dự án tuyệt vời cho phép bạn theo dõi công việc, đảm bảo đáp ứng thời hạn, điều phối công việc, phân công nhiệm vụ và thời hạn cũng như theo dõi. Nếu bạn đang tìm cách tăng năng suất cho các bộ phận công ty, bạn chắc chắn sẽ cần đến Asana đấy.
Một số công ty sử dụng Asana có thể kể đến như Dropbox, Uber, Pinterest, Airbnb, v.v. Tuy nhiên, thực tế bạn không cần nhiều ngân sách để sử dụng Asana vì hiện có một phiên bản miễn phí dành cho các doanh nghiệp nhỏ cho phép họ tiếp cận tối đa 15 người.
Calendly là một trong những công cụ trợ lý cá nhân tốt nhất hiện nay. Đây là một ứng dụng quản lý lịch nhằm đơn giản hóa quy trình lên lịch họp.
Để sử dụng Calendly, hãy đặt tùy chọn khả dụng và chia sẻ liên kết của bạn. Ứng dụng này hiển thị danh sách các khoảng thời gian thuận tiện và tự động thiết lập cuộc họp khi khách truy cập thực hiện lựa chọn. Trợ lý điều hành có thể sử dụng ứng dụng này để thiết lập hội nghị, cuộc họp trực tiếp ảo, phỏng vấn hoặc thậm chí là các cuộc hẹn cá nhân.
Calendy hiện hỗ trợ nhiều định dạng cuộc họp, tự động đồng bộ múi giờ, đặt giới hạn cuộc họp hàng ngày và đặt thông báo lên lịch tối thiểu để tránh các cuộc họp vào phút cuối.
Đừng nhầm lẫn cái này với ứng dụng Instagram Boomerang nhé vì Boomerang for email cho phép người trợ lý lên lịch gửi email trong tương lai chỉ bằng quy trình một cú nhấp chuột đơn giản.
Nó cũng gửi lời nhắc để theo dõi nếu người nhận không trả lời. Ứng dụng này bao gồm một công cụ lên lịch cuộc họp, xác nhận đã đọc và tính năng tạm dừng hộp thư đến làm trì hoãn việc gửi tin nhắn. Ngoài ra, nó còn cung cấp một trợ lý AI tiện dụng để giúp tạo ra các email một cách hoàn hảo. Boomerang hiện có sẵn trong Gmail, Outlook và các phiên bản dành cho thiết bị di động.
Expensify là một hệ thống quản lý chi phí kinh doanh trực tuyến nổi tiếng. Với việc sử dụng ứng dụng dành cho thiết bị di động, người trợ lý có thể tải lên hình ảnh biên lai và tự động ghi lại số dặm đã đi qua GPS.
Phần mềm này cũng hỗ trợ nhập trực tiếp biên lai từ các ứng dụng như Uber và HotelTonight. Expensify sẽ cảnh báo người dùng về bất kỳ mục nào bị thiếu hoặc trở ngại trả nợ và có thể quản lý các khoản hoàn trả ngay sau ngày gửi. Bạn cũng có thể đặt quy tắc và phụ cấp cho từng thành viên trong bộ phận.
Expensify đơn giản hóa quy trình kế toán và đóng sổ cuối tháng, đồng thời hợp lý hóa chi tiêu kinh doanh vào một cổng thông tin trung tâm. Ứng dụng này cũng lưu trữ các tính năng báo cáo tiện dụng, khiến nó trở thành một trong những công cụ trợ lý điều hành hữu ích nhất.
Ngoài những công cụ, phần mềm cơ bản được nhắc trên còn có nhiều công cụ, phần mềm khác với những tính năng ưu việt riêng phù hợp cho từng mục đích sử dụng của từng trợ lý. Hy vọng với bài viết này của vieclamcongtynhat sẽ có thể giúp bạn chọn được phần mềm phù hợp và cần thiết cho công việc trợ lý của mình để đảm bảo công việc được hoàn thành nhanh chóng với kết quả tốt đẹp nhất.
Nếu bạn đã quyết định theo đuổi ngành nghề trợ lý, đừng ngần ngại tham khảo qua KHÓA ĐÀO TẠO TRỢ LÝ CHUYÊN NGHIỆP CHUẨN NHẬT do Việc Làm Công Ty Nhật tổ chức, không chỉ đơn thuần lý thuyết mà chủ yếu thông qua các bài tập thực hành, tình huống thực tế trong công việc để học viên có thể tự tin trên con đường trở thành trợ lý chuyên nghiệp.
>> Mọi thông tin tư vấn về khóa học xin liên hệ TẠI ĐÂY!
