Hạn chế thay đổi lịch hẹn

Hạn chế không thay đổi lịch hẹn là nguyên tắc vàng, ấy vậy mà người Việt rất thường hay vô tư hủy hẹn vì có việc đột xuất phát sinh.

Trong hơn 20 năm tiếp xúc và làm việc với người Nhật, tôi hầu như không có ký ức về việc bị hủy hẹn. Nói cách khác cứ lên cuộc hẹn thì có thể 100% an tâm là cuộc hẹn sẽ được diễn ra thuận lợi, không bị hủy hẹn đột xuất. Tất nhiên là vì lý do này lý do kia thỉnh thoảng cũng sẽ có lúc phải dời lịch sang một ngày khác nhưng những sự điều chỉnh đó đều được thực hiện có kế hoạch trước ngày diễn ra cuộc hẹn. Tuyệt đối không xảy ra trường hợp hủy hoặc dời hẹn trước giờ hẹn hoặc trong ngày có cuộc hẹn.

Nói vậy thôi chứ cũng có một trường hợp "đi vào lòng đất" của người Nhật. Chẳng là sếp người Nhật của tôi lúc bấy giờ đặt một cuộc hẹn với khách hàng và không hiểu ma xui quỷ khiến như thế nào lại quên bẵng cuộc hẹn đó. Đến giờ hẹn đợi mãi mà không thấy sếp tôi đến nên khách hàng viết email hỏi rằng còn bao lâu nữa mới đến được. Đến lúc đó sếp mới nhận ra sự khẩn cấp của vấn đề, tức tốc gọi điện thoại xin lỗi và xin một cuộc hẹn khác để đến tận nơi xin lỗi. Không may cho sếp là ông khách này rất khó tính. Sự việc quên hẹn được đánh giá là thiếu ý thức nghiêm trọng và họ quyết định làm việc với người đảm trách khác chứ không làm với sếp tôi nữa. Đã nhiều năm trôi qua, câu chuyện trở thành một kỷ niệm được ôn lại lúc trà dư tửu hậu nhưng lúc bấy giờ nó là một chấn động, một nỗi nhục "nuốt vào trong" không hề nhỏ đối với người Nhật.

Nếu câu chuyện ở trên diễn ra với người Việt thì nó sẽ như thế nào nhỉ? Hãy cùng suy nghĩ vài kịch bản.

• Kịch bản 1: người quên hẹn sẽ gọi điện nói rằng đang trên đường đến và đang…kẹt xe quá thể chắc sẽ trễ 15 phút. Và…phải cộng thêm 30 phút nữa là 45 phút sau giờ hẹn mới xuất hiện. Trò chuyện dăm ba câu rồi sẽ dĩ hòa vi quý chốt một cuộc hẹn khác. Việc quên hẹn sẽ chẳng ai biết và rơi vào dĩ vãng.
• Kịch bản 2: người quên hẹn sẽ không phản hồi ngay mà một vài giờ sau mới phản hồi email viện lý do có việc gấp đột xuất không đến hẹn được rồi xin cuộc hẹn khác.
• Kịch bản 3: người quên hẹn biết là sẽ mất khách hàng nên… quên luôn khách hàng.

Nhưng cũng có kịch bản là sẽ không quên hẹn vì thay đổi lịch vốn hay xảy ra với người Việt quá nên đôi bên đã "cẩn tắc vô áy náy" mà nhắc nhau từ hôm trước ngày hẹn.

Một sự khác nhau cốt lõi giữa người Nhật và người Việt ở đây là người Nhật rất cẩn trọng trong việc thiết lập quan hệ công việc với nhau. Hẹn gặp không thuận lợi, hủy hoặc dời được xem là chỉ dấu của sự "sai thời điểm" dẫn đến kết luận không nên hợp tác được với nhau (giống như câu chuyện ở trên). Vì lẽ đó, ngoại trừ trường hợp bất khả kháng, người Nhật rất hạn chế việc thay đổi lịch hẹn. Nói rộng ra thì cuộc hẹn chính nó cũng đã là 1 lời hứa, không thực hiện được lời hứa nhỏ thì làm sao thực hiện được lời hứa to tát? Không giữ được lịch hẹn thì làm sao giữ đúng lịch hẹn giao hàng, lịch chi trả,…

Người Nhật có câu ngạn ngữ "Nhất Sự là Vạn Sự" có ý nghĩa khá tương đồng với câu "Một lần bất tín, vạn lần bất tín". Người Việt chúng ta cũng biết đó nhưng xuề xòa với nhau, người Nhật nói là làm triệt để. Trong cái đơn giản có cái thâm sâu.