Đặt ra quy tắc cho bản thân "công việc này cần phải được thực hiện và hoàn thành trong khoảng thời gian này" sẽ giúp bạn nâng cao hiệu quả làm việc.
Bài 11: Sắp xếp thứ tự ưu tiên trong công việc
Đây là điều nhiều người thường hay trăn trở, đặc biệt là "lính mới" thường cảm thấy hoang mang vì có quá nhiều việc phải làm mà không biết nên bắt đầu từ đâu. Vậy, nên sắp xếp công việc như thế nào mới là hợp lí để tạo động lực làm việc cho bản thân?
1. Viết ra những công việc cần làm
Đầu tiên, bên cạnh cuốn sổ giúp thu xếp thời gian biểu cá nhân, bạn cần chuẩn bị thêm cuốn "TO DO NOTE" để ghi chép những đầu việc cần làm. Mỗi buổi sáng trước khi bắt đầu một ngày làm viêc hoặc sau khi kết thúc công việc của ngày hôm trước,, bạn hãy ghi hết toàn bộ những việc cần làm kể cả các việc hôm nay còn sót lại. Nhờ đó, bạn có thể nắm bắt được toàn bộ nội dung công việc cần làm và sắp xếp giải quyết một cách có kế hoạch.
2. "Sẽ làm trong bao lâu?"
Từ danh sách công việc đã viết ra, bạn hãy phân loại vào các mục thời gian tương ứng phải hoàn thành "trong hôm nay - tuần này - tháng này". Phân loại các nhiệm vụ bằng bút màu, bạn sẽ dễ dàng xác định và kiểm tra nhanh chóng hơn.
3. "Sẽ làm vào thời điểm nào trong ngày?"
Sau đó, bạn là người quyết định làm công việc nào vào khung giờ nào, chẳng hạn "đầu giờ sáng", "trong buổi sáng", "buổi chiều" hay "chiều tối"... Đối với những task phải thực hiện thường xuyên hoặc xuất hiện với tần suất cao, bạn nên lập ra cho mình những quy tắc cơ bản vào những khung giờ cố định. Hãy tự thiết lập và tuân thủ các quy tắc cơ bản của bản thân để rút ngắn khoảng thời gian do dự, lưỡng lự hay "không biết nên làm gì tiếp theo".
4. Gạch bỏ những công việc đã hoàn thành
Khi hoàn thành xong công việc nào đó, thay vì chỉ đánh dấu stick vào đầu dòng ghi chú, hãy thử gạch bỏ toàn bộ ghi chú đó bằng một cây bút mực. Hành động này sẽ cho bạn trạng thái thoải mái và giây phút "tận hưởng" cảm giác sung sướng khi đã giải quyết một đầu việc trong ngày.
Các công việc cần checklist ra hằng ngày sẽ rất dễ kiểm soát kết quả
5. Viết những công việc còn lại vào trang tiếp theo
Đối với những công việc chưa thể hoàn thành trong một ngày, bạn nên chép lại vào trang kế tiếp. Sau đó tự suy nghĩ xem "Tại sao mình vẫn chưa làm xong?" để có thể chủ động lên đối sách phù hợp để quyết tâm xử lí nốt vào ngày kế tiếp.
Trong khoảng thời gian còn là "lính mới", bạn hãy thử lặp đi lặp lại 5 bước chỉ dẫn trên cho đến khi trở thành thói quen hằng ngày. Thông qua việc tích lũy này, chắc chắn rằng bạn sẽ có thể hình thành kỹ năng phán đoán và sắp xếp theo thứ tự ưu tiên các nhiệm vụ một cách nhanh chóng và linh hoạt từ đó kéo theo hiệu suất công việc được tăng lên!
▶️ Tham khảo thêm các tips hay công sở từ cẩm nang “58++ bài học vỡ lòng để trở thành No.1” của tác giả Chikako Morimoto, biên dịch bởi anh Nguyễn Đình Phúc (CEO of HRnavi).
