Khám phá cách tạo ấn tượng chuyên nghiệp thông qua việc trao đổi danh thiếp một cách tinh tế và đầy nghệ thuật.
Khám phá 6 nghệ thuật trao đổi danh thiếp của người Nhật tạo nên sự chuyên nghiệp
1. Hãy lần lượt gửi danh thiếp
Nếu bạn ở trong một nhóm, danh thiếp và lời chào sẽ được trao đổi theo thâm niên, vì vậy hãy đợi đến lượt. Nhìn xem cách người khác thực hiện, học hỏi và chuẩn bị cho sự tương tác suôn sẻ.
Tất nhiên, không phải lúc nào cũng có trật tự như vậy và việc trao đổi đôi khi có thể diễn ra ngẫu nhiên hoặc đồng thời hơn. Trong khi điều này xảy ra, hãy ghi nhớ trong đầu ai là ai và vai trò của họ.
Việc ghi nhớ cấp bậc và tên là điều cực kỳ quan trọng ở Nhật Bản và việc không xưng hô đúng người có thể dẫn đến hành vi thiếu tôn trọng.
2. Trao đổi danh thiếp đúng cách
Khi đến lượt trao đổi danh thiếp, giữ danh thiếp của bạn ngang ngực bằng cả hai tay và đưa cho người nhận. Hãy đảm bảo rằng thông tin danh thiếp phải hướng về phía họ để họ có thể đọc ngay lập tức, nghĩa là danh thiếp phải lộn ngược từ góc nhìn của bạn.
3. Giới thiệu trong quá trình trao đổi danh thiếp
Trong quá trình trao đổi danh thiếp, hãy cúi đầu nhẹ và giới thiệu bản thân bằng tiếng Nhật trang trọng, nêu rõ tên công ty, cấp bậc, và tên của bạn.
“Hajimemashite, [tên doanh nghiệp] no [cấp bậc], [tên] tới moshimasu.” (初めまして、 「会社名」の 「肩書」、 「名前」と申します。), nghĩa là “Rất vui được gặp bạn, tôi là [Tên của bạn], [Chức danh của bạn] tại [Tên công ty]”
Bạn đã biết 10 "quy tắc vàng" khi làm việc với người Nhật Bản chưa?
4. Nhận danh thiếp đúng cách
Khi nhận danh thiếp, dù là trước hay sau khi bạn trao danh thiếp, hãy nhớ cầm nó bằng cả hai tay và nói điều gì đó như chodai itashimasu (頂戴いたします). Đảm bảo không che tên hoặc logo bằng ngón tay. Xem xét thẻ với sự thích thú và lặp lại tên cũng như chức danh của họ.
Bạn nên phát âm tên trên thẻ để làm rõ xem mình phát âm đúng chưa. Sau khi nhận và đọc thẻ, hãy kết thúc bằng câu “yoroshiku onegaishimasu (よろしくお願いします)”
Việc thể hiện rằng bạn đã đọc danh thiếp là dấu hiệu của sự tôn trọng và sẽ giúp dẫn đến một mối quan hệ kinh doanh hiệu quả.
5. Đừng vội cất danh thiếp đi sau khi nhận
Nếu bạn ngồi, đặt nó lên bàn trước mặt bạn để thể hiện sự tôn trọng. Nếu bạn có nhiều thẻ, hãy xếp chúng trước mặt bạn theo cách sắp xếp chỗ ngồi của nhóm bạn đang họp. Điều này sẽ giúp bạn dễ dàng nhớ ai là ai hơn và thể hiện sự tôn trọng của nhóm.
Nếu bạn không ngồi xuống hoặc định đi đâu đó, hãy đặt thẻ chắc chắn vào hộp đựng ngay sau khi đọc chúng.
6. Trang bị hộp đựng danh thiếp là cần thiết
Hộp đựng danh thiếp không chỉ là một vật dụng, mà là biểu tượng quan trọng của văn hóa kinh doanh tại Nhật Bản. Để đảm bảo sự chuyên nghiệp và chuẩn bị, hãy sắm cho mình một chiếc hộp đựng danh thiếp đẹp. Đặt vài chiếc danh thiếp vào đó và giữ chúng ở nơi dễ tiếp cận trong túi hoặc cặp của bạn.
Việc để danh thiếp khó tìm trong ví hoặc ốp điện thoại có thể tạo ra ấn tượng thiếu chuyên nghiệp. Hãy tận dụng một chiếc hộp đựng danh thiếp, vốn là một phần không thể thiếu trong văn hóa kinh doanh Nhật Bản, để truyền đạt sự chuyên nghiệp của bạn.
Đừng xấu hổ khi không có danh thiếp: Chỉ cần nhận danh thiếp của người bạn sắp gặp theo cách đã giải thích ở trên và nói với họ rằng bạn đã hết thẻ. Trong tình huống này, cụm từ sau sẽ rất hữu ích: “Tadaima meishi wo kirashite orimashite, moshiwake gozaimasen” (ただいま名刺を切らしておりまして、申し訳ございません), nghĩa là “Tôi xin lỗi, tôi hiện đã hết danh thiếp”
Những nghi thức kinh doanh mà bạn cần "nằm lòng" khi làm việc tại công ty Nhật
Phần kết luận
Cuối cùng, hãy nhớ rằng trao đổi danh thiếp không chỉ là một hành động cơ bản, mà là cầu nối quan trọng trong việc xây dựng mối quan hệ kinh doanh hiệu quả và thể hiện sự tôn trọng đối với phong tục địa phương. Đối với những người muốn hợp tác với đối tác Nhật Bản, việc nắm rõ nghệ thuật Meishi Koukan không chỉ là kỹ năng, mà là chìa khóa mở cánh cửa cho mối quan hệ kinh doanh bền vững và sâu sắc.
