Thư ký tiếng Nhật là việc làm khá phổ biến và quen thuộc, thế nhưng vẫn còn nhiều bạn chưa thật sự hiểu rõ về công việc của vị trí này. Vậy thư ký tiếng Nhật là gì? Những công việc nào mà một người thư ký sẽ phải làm? Hãy cùng Việc làm công ty Nhật khám phá trong bài viết này nhé.
Cùng tìm hiểu về việc làm của thư ký tiếng Nhật
Thư ký là một vi trị công việc thường bị hiểu lầm là một với công việc trợ, thực tế đây là 2 công việc có vai trò khác nhau trong một công ty hoặc tổ chức. Mặc dù tính chất công việc khá tương đồng với nhau, nhưng thông thường, thư ký tập trung vào việc hỗ trợ quản lý và tổ chức, trong khi trợ lý tập trung vào việc hỗ trợ cá nhân hoặc nhóm người trong công ty.
>> Tìm hiểu thêm: Phân biệt trợ lý và thư ký ở các công ty Nhật
Cụ thể, thư ký tiếng Nhật là một người chuyên thực hiện các công việc liên quan đến công tác hỗ trợ việc quản lý, điều hành trong văn phòng, thực hiện các công việc liên quan đến giấy tờ, các công việc tạp vụ hành chính, sắp xếp hồ sơ, soạn thảo văn bản, tiếp khách, lên lịch trình, tổ chức cuộc họp, hội nghị, lên kế hoạch cho giám đốc.
Sau đây là một số những nhiệm vụ chính của một thư ký tiếng Nhật:
1. Quản lý lịch trình và hỗ trợ cuộc họp
Một trong những công việc không thể thiếu khi làm thư ký tiếng Nhật, đó là chịu trách nhiệm quản lý lịch trình của cấp trên như lịch họp và lịch công tác. Khi này, bạn cần liên lạc với các bên tham gia và đảm bảo sự hiện diện đúng giờ.
Đôi khi, thư ký cũng có thể đảm nhận vai trò ghi chép và tổng hợp nội dung các cuộc họp để phục vụ việc quản lý điều hành.
2. Xử lý tài liệu
Thư ký tiếng Nhật có nhiệm vụ xử lý tài liệu trong công ty như:
- Tiếp nhận, phân loại, sắp xếp, xử lý thông tin, văn bản, tài liệu từ các phòng ban
- Đảm bảo văn bản đến cơ quan phải được giải quyết nhanh chóng, chính xác, bí mật và không được phép để tài liệu bị ùn tắc
- Biên phiên dịch tài liệu khi có yêu cầu
3. Sắp xếp chuyến đi công tác
Vào những lúc Giám đốc có chuyến công tác, thì nơi đến, thời gian đi, thời gian đến, điểm dừng chân, và chi tiết về cuộc hẹn với bên đối tác như: ngày, giờ hẹn gặp, đối tác thuộc tổ chức nào, địa điểm, hồ sơ cần chuẩn bị,...
Bên cạnh đó, bạn sẽ cần chuẩn bị cả việc đặt vé máy bay, đặt khách sạn, soạn sẵn các tài liệu và quyết toán chi phí.
4. Đón tiếp khách hàng
Thư ký tiếng Nhật thường là người đứng ra đón tiếp khách hàng hoặc liên lạc trực tiếp với đối tác Nhật Bản. Chính vị vậy, việc giao tiếp thành thạo tiếng Nhật vô cùng quan trọng, bao gồm cả viết và nói, để bạn có thể trao đổi thông tin một cách chính xác và hiệu quả. Không những vậy, bạn cần phải thật tinh tế và khéo léo để tiếp đón khách hàng một cách chu đáo nhất.
5. Hỗ trợ công việc văn phòng
Thư ký tiếng Nhật có thể được giao trách nhiệm quản lý hoạt động hàng ngày của văn phòng. Điều này bao gồm theo dõi cung cấp văn phòng phẩm, quản lý lịch trình của nhân viên, và đảm bảo tuân thủ các quy trình và quy định nội bộ.
Như vậy, vị trí thư ký tiếng Nhật đòi hỏi người nắm vững cả tiếng Nhật và các kỹ năng văn phòng để đảm bảo hoạt động suôn sẻ của văn phòng và duy trì mối quan hệ với các đối tác Nhật Bản.
>> "Bỏ túi" những câu hỏi phỏng vấn phổ biến nhất cho vị trí trợ lý tiếng Nhật
>> Để trở thành trợ lý tiếng Nhật, ứng viên cần đáp ứng những yêu cầu nào?
