Ngày tôi còn là nhân viên, sếp Nhật của tôi cứ gặp nhau đầu ngày thì lại hỏi hôm nay công việc như thế nào, kế hoạch công việc ra làm sao?
Ra khỏi nhà thuộc lòng lịch làm việc trong ngày
Tất nhiên thì tôi cũng trả lời nhưng thâm tâm lại nghĩ sếp có thể kiểm tra lịch làm việc (đã được chia sẻ) của tôi mà tại sao lại cứ hỏi mãi như thế nhỉ?
So với sếp Nhật vốn quản lý lịch làm việc bằng sổ tay, tôi lại chuộng công nghệ hơn nên thường sử dụng lịch làm việc online vốn có chức năng nhắc hẹn tự động. Nghĩa là không nhất thiết phải nhớ toàn bộ lịch làm việc của cả ngày, cứ giao phó cho máy tính, đến trước lịch máy sẽ tự động nhắc nhở cứ theo đó làm thì chẳng phải lo lắng việc gì. Tôi đã từng đinh ninh như vậy. Thế rồi một ngày kia tôi có lịch làm việc với đối tác từ Nhật sang, trước khi gặp mặt họ đã cẩn thận gửi cho tôi danh sách câu hỏi và tôi đã dự định sẽ chuẩn bị kỹ lưỡng. Nào ngờ thói quen ỷ lại vào tính năng nhắc nhở của lịch online đã khiến tôi quên bẵng sự chuẩn bị này cho đến trước cuộc hẹn 15 phút. Tất nhiên 15 phút là hoàn toàn không đủ để chuẩn bị tươm tất và chuyên nghiệp. Kết quả là tôi đã có một cuộc họp cùng đối tác Nhật với nội dung nghèo nàn đáng thất vọng. Tôi đã hối tiếc rằng phải chi tôi dành đủ thời gian để chuẩn bị cho cuộc họp và tự hứa với lòng mình kiểm soát lịch làm việc không phụ thuộc vào chức năng nhắc hẹn nữa. Lúc đó tôi mới nhận ra là quản lý lịch làm việc bằng sổ tay không phụ thuộc vào chức năng nhắc hẹn của sếp Nhật là cực kỳ hữu dụng, hiệu quả cao, ít rủi ro.
Cần lên kế hoạch công việc hằng ngày theo từng khung giờ phù hợp - HRnavi
Không chỉ công việc đối ứng với khách hàng mới cần đến sự chuẩn bị chỉn chu, chuyên nghiệp. Sau này như được sắp xếp làm công việc bán hàng tôi vẫn nhớ như in lời dạy của giám đốc bán hàng người Nhật thời bấy giờ: người bán hàng chuyên nghiệp khi bước chân ra khỏi nhà là đã nhớ rõ những việc cần phải làm trong ngày. Nếu bạn chưa phải làm công việc bán hàng bao giờ bạn sẽ khó hiểu được rành mạch lời khuyên này. Công việc bán hàng là một chuỗi những công việc nối tiếp nhau liên tục trong một ngày. Bắt đầu bằng việc lọc danh sách khách hàng mới, tiếp cận xin cuộc hẹn, tiếp cận lại những khách hàng tiềm năng chưa tiếp cận được từ ngày hôm trước, chuẩn bị cho cuộc hẹn sắp đến, gặp gỡ tư vấn khách hàng, soạn báo giá, tư vấn đàm phán chốt đơn hàng, quản lý kiểm đơn hàng đang thực hiện, chăm sóc khách hàng cũ. Quá nhiều đầu việc phải không? Nếu là một người bán hàng chuyên nghiệp nắm rõ lịch làm việc trong ngày người ấy sẽ biết tập trung vào việc gì trong khung thời gian nào, biết tận dụng những khoảng thời gian nhỏ 5 đến 15 phút giúp cho toàn bộ quỹ thời gian được sử dụng triệt để đem lại kết quả cao nhất. Ngược lại người bán hàng không nắm rõ lịch làm việc của mình thì quỹ thời gian của người ấy sẽ bị phân mảnh trầm trọng bởi nhiều tác vụ xen ngang nào là những cuộc gọi điện bất chợt, tin nhắn từ bạn bè, khách hàng đến người thân. Đến cuối ngày nhìn lại, người bán hàng thành công sẽ xử lý được toàn bộ công việc và thoải mái đón chờ ngày tiếp theo trong khi người bán hàng năng lực kém xử lý công việc nửa vời, tồn đọng nhiều và tâm trạng mệt mỏi.
Không liên quan lắm nhưng tôi chợt nhớ đến một người khách hàng thân thiết của tôi. Trong một lần ăn tối đàm đạo anh khách hàng người Nhật có nói thế này: “Công việc đơn giản cũng chỉ là trò chơi mà thôi, mà đã chơi rồi thì tất nhiên chúng ta muốn thắng”. Có thể đối với người Nhật từng ngày làm việc đều là phân cảnh của trò chơi cuộc đời. Nếu phân cảnh ngày hôm nay làm tốt thì phân cảnh ngày mai có lợi thế để lại tiếp tục tốt. Và để giành lợi thế chiến thắng,nhớ rõ bản đồ hành động (lịch làm việc) mỗi khi bước vào trận chiến (đi làm) là điều chắc chắn cần phải làm.
Khi đã lên kế hoạch kinh doanh thì cần phải chiến thắng
Thêm một gợi ý cuối cùng về việc chuẩn bị cho lịch làm việc ngày tiếp theo. Đó là người Nhật thường không kết thúc công việc vào 5 giờ chiều mà có thể đi ăn tối cùng nhau thậm chí uống bia sương sương đến khoảng 8:00~9:00 giờ tối rồi quay lại công sở để chuẩn bị cho ngày làm việc tiếp theo. Nói cách khác, cần một khoảng thời gian sau giờ làm để chúng ta tập trung rà soát qua chuẩn bị cho ngày hôm sau. Tôi nghĩ đây là một thói quen mà bất cứ người có năng lực cao nào đều đã từng thực hiện. Bạn cũng thử học theo người Nhật xem sao nhé, có thể bạn sẽ thấy bất ngờ với sự chuyển biến tích cực của kết quả công việc đấy!
