Tăng hiệu suất công việc với 4 phương pháp quản lý thời gian hiệu quả của người Nhật

Các chuyên gia Nhật Bản nổi tiếng với khả năng xuất sắc trong việc tối ưu hóa quản lý thời gian của họ, dẫn đến sự tăng cường hiệu suất làm việc và năng suất. Trong bài viết này, chúng ta sẽ khám phá những bí quyết quản lý thời gian của người Nhật và tìm hiểu phương pháp có thể mang lại lợi ích cho bất kỳ ai đang cố gắng tận dụng tối đa ngày làm việc của mình.

  1. Ma trận Eisenhower: Sắp xếp ưu tiên và Danh sách việc cần làm

Ma trận Eisenhower hay Ma trận khẩn cấp là một công cụ ra quyết định đơn giản giúp bạn phân biệt giữa các nhiệm vụ quan trọng, không quan trọng, khẩn cấp và không khẩn cấp. Nó chia các nhiệm vụ thành bốn hộp ưu tiên, những nhiệm vụ bạn nên tập trung vào trước & những nhiệm vụ bạn nên ủy quyền hoặc xóa đẻ tối ưu thời gian tốt nhất.

Ưu điểm:

• Một nguyên tắc đơn giản để sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các nhiệm vụ.

• Cho phép bạn xem xét những nhiệm vụ nào bạn có thể ủy quyền hoặc loại bỏ.

Nhược điểm:

• Có thể khó xác định tầm quan trọng và mức độ khẩn cấp của nhiệm vụ.

• Sự thiên vị hiện tại có thể ngăn cản bạn thực hiện kỹ thuật này một cách đầy đủ - bạn sẽ cảm thấy thôi thúc tập trung vào những nhiệm vụ cấp bách mà không nhất thiết phải quan trọng.

Hướng dẫn/ Lời khuyên thực hiện:

Bạn đánh giá các nhiệm vụ theo tầm quan trọng và tính cấp bách của công việc.

Liệt kê tất cả các nhiệm vụ của bạn và chia chúng thành 4 góc phần tư:

• Góc phần tư thứ nhất - Những nhiệm vụ quan trọng và cấp bách. Bạn nên thực hiện chúng ngay lập tức.

• Góc phần tư thứ 2 - Những nhiệm vụ quan trọng nhưng không khẩn cấp. Bạn nên lập kế hoạch khi giải quyết chúng.

• Góc phần tư thứ 3 - Những nhiệm vụ không quan trọng nhưng cấp bách. Bạn nên ủy thác những nhiệm vụ này cho đồng nghiệp của mình.

• Góc phần tư thứ 4 - Những nhiệm vụ không quan trọng và không khẩn cấp. Bạn nên loại bỏ chúng hoàn toàn khỏi lịch trình của mình.

   2. Phương pháp Kanban cá nhân

Kanban có nghĩa là “thẻ trực quan” trong tiếng Nhật và đúng như tên gọi của nó, là một phương pháp quản lý tác vụ trực quan. Nó liên quan đến việc tạo một bản trình bày trực quan về các nhiệm vụ của bạn trên bảng, phân loại chúng là “Việc cần làm”, “Đang tiến hành” và “Hoàn thành”. Kỹ thuật này giúp bạn duy trì một cái nhìn tổng quan rõ ràng về khối lượng công việc và khuyến khích một quy trình làm việc ổn định, khi có một cái nhìn tổng quan bạn sẽ biết cách quản lý thơi fgian cho từng công việc và thực hiện chúng mà không bỏ sót.

Để triển khai Kanban, hãy tạo bảng Kanban vật lý hoặc kỹ thuật số bằng các công cụ như Trello, Jira hoặc Canva. Sau đó, chia nhiệm vụ thành các mục nhỏ hơn và chuyển chúng qua các giai đoạn khi bạn tiến hành công việc hoặc dự án cá nhân của mình.

Ưu điểm:

• Không có mẫu nào phù hợp cho tất cả, có nghĩa là bạn có thể tùy chỉnh các nguyên tắc để phù hợp với nhu cầu của riêng mình.

• Trình bày trực quan rõ ràng về toàn bộ tình huống công việc của bạn: trình bày đơn giản về tiến trình của bạn với một dự án.

• Bạn có thể chia dự án thành các nhiệm vụ nhỏ, dễ quản lý và theo dõi tiến trình của chúng trên diện rộng.

• Nhóm có thể sẽ tập trung vào việc tiến triển nhiệm vụ của mình để đạt được cột "Hoàn thành".

Nhược điểm:

• Không có mẫu nào phù hợp cho tất cả, điều đó có nghĩa là việc tạo bảng Kanba có thể tốn thời gian vì bạn phải quyết định có bao nhiêu cột cần đưa vào và cách đặt tên cho chúng.

• Kanban không trực tiếp hỗ trợ các nhiệm vụ đặt hàng của bạn về mức độ quan trọng và cấp bách.

• Có thể khó dự đoán khi nào nhóm của bạn sẽ hoàn thành nhiệm vụ (và dự án) vì thước đo tiến độ duy nhất là di chuyển qua các cột; không có thành phần thời gian.

Hướng dẫn/Lời khuyên để sử dụng:

• Sử dụng nhãn được mã hóa bằng màu để phân biệt các loại nhiệm vụ hoặc mức độ ưu tiên.
• Giới hạn số lượng nhiệm vụ trong cột “Đang tiến hành” để tránh khiến bản thân bị choáng ngợp.
• Thử nghiệm với “giới hạn WIP (Đang tiến hành)” để tìm sự cân bằng phù hợp cho quy trình làm việc của bạn.
• Một kỹ thuật quản lý thời gian trực quan giúp bạn theo dõi tiến độ dự án của mình — bạn theo dõi cách các nhiệm vụ di chuyển qua các cột được gắn nhãn khác nhau.
• Xác định số lượng giai đoạn trong dự án hoặc nhiệm vụ của bạn và tạo các cột. Ví dụ: bạn có thể tạo bốn cột và di chuyển các nhiệm vụ trong dự án qua các giai đoạn sau:

1. Backlog - bạn động não và xác định tất cả nhiệm vụ của mình ở đây. Sau đó, bạn quyết định những nhiệm vụ nào bạn phải chuyển sang cột Việc cần làm và những nhiệm vụ nào có thể đợi đến lượt.

2. Việc cần làm - đây là những nhiệm vụ bạn sẽ thực hiện.

3. Đang tiến hành - đây là những nhiệm vụ bạn hiện đang thực hiện.

4. Xong — nhiệm vụ bạn đã hoàn thành.

   3. Triết lý Kaizen: Cải tiến liên tục

Kaizen, có nghĩa là “cải tiến liên tục” trong tiếng Nhật, là nền tảng trong triết lý năng suất của họ. 

Kaizen có thể giúp bạn quản lý thời gian tốt hơn bằng cách giúp bạn xác định và loại bỏ lãng phí, ưu tiên và đơn giản hóa các nhiệm vụ của bạn, đồng thời tạo thói quen và công việc thường lệ hỗ trợ mục tiêu của bạn. Bằng cách áp dụng các nguyên tắc Kaizen vào việc quản lý thời gian của mình, bạn có thể giảm bớt căng thẳng và lo lắng bằng cách chia nhỏ các dự án lớn thành những phần có thể quản lý được và tập trung vào từng việc một. Ngoài ra, bạn có thể tăng năng suất và hiệu suất bằng cách loại bỏ những phiền nhiễu, gián đoạn và các hoạt động không cần thiết gây lãng phí thời gian và năng lượng của bạn. Hơn nữa, việc đặt ra các mục tiêu thực tế và có thể đạt được, theo dõi tiến độ và ăn mừng thành công có thể thúc đẩy động lực và sự hài lòng. Cuối cùng, cũng có thể tăng cường khả năng sáng tạo và đổi mới bằng cách thử nghiệm những ý tưởng mới, học hỏi từ phản hồi và liên tục điều chỉnh để cải thiện kết quả.

Ưu điểm:

• Cải tiến liên tục: Kaizen khuyến khích những thay đổi nhỏ, tăng dần theo thời gian.
• Thay đổi bền vững: Kaizen không ủng hộ những thay đổi đột ngột, điều này làm cho việc duy trì những cải tiến trở nên dễ dàng hơn. Điều này đặc biệt hữu ích trong quản lý thời gian, vì nó cho phép cá nhân dần dần thay đổi thói quen.
• Tập trung vào hiệu quả: Kaizen nhấn mạnh vào việc tăng cường hiệu suất, điều quan trọng cho quản lý thời gian hiệu quả. Nó khuyến khích cá nhân tối ưu hóa quy trình, loại bỏ các chướng ngại vật và giảm bớt các công việc không cần thiết, từ đó tiết kiệm thời gian.

Nhược điểm:

• Tốc độ chậm: Cách tiếp cận gia tăng của Kaizen có thể được xem là chậm đối với những người tìm kiếm kết quả tức thì.
• Tập trung quá nhiều vào những thay đổi nhỏ: Trong một số trường hợp, việc tập trung vào việc cải tiến nhỏ có thể khiến cá nhân hoặc tổ chức bỏ qua những thay đổi lớn hơn, có thể tác động mạnh đối với quản lý thời gian và hiệu suất làm việc.
• Thiếu đổi mới: Cách tiếp cận gia tăng của Kaizen có thể làm mất đi sự đổi mới toàn diện trong quản lý thời gian, điều này có thể cần thiết trong môi trường biến đổi nhanh chóng.

Hướng dẫn/Lời khuyên để sử dụng:

Áp dụng Kaizen vào việc quản lý thời gian của bạn có thể là một cách tuyệt vời để cải thiện năng suất và hiệu quả của bạn. Bắt đầu từ việc nhỏ bằng cách thực hiện những thay đổi nhỏ và bền vững, chẳng hạn như thức dậy sớm hơn 10 phút hoặc đặt hẹn giờ cho 25 phút làm việc tập trung, sau đó nghỉ 5 phút. Hãy nhất quán bằng cách lặp lại những thay đổi cho đến khi chúng trở thành thói quen, sau đó thêm một thay đổi nhỏ khác. Theo dõi và đo lường tiến trình của bạn bằng cách theo dõi thời gian cũng như cách bạn sử dụng thời gian đó, đồng thời đánh giá tác động của những thay đổi của bạn. Tìm kiếm phản hồi từ người khác hoặc từ chính bạn về cách cải thiện và tự thưởng cho mình điều gì đó khiến bạn hạnh phúc sau khi hoàn thành một nhiệm vụ hoặc đạt được một cột mốc quan trọng.

Để triển khai Kaizen, hãy:

• Xác định các lĩnh vực công việc của bạn có thể được hưởng lợi từ việc cải tiến.
• Dành thời gian đều đặn để xem xét và tinh chỉnh các quy trình của bạn với nhóm của bạn.
• Sử dụng các công cụ quản lý dự án như Trello hoặc Asana để theo dõi các thay đổi và tiến độ.
• Tiến hành các buổi động não thường xuyên để tạo ra các ý tưởng cải tiến.
• Hãy cân nhắc việc đặt ra các mục tiêu SMART (Cụ thể, Đo lường được, Có thể đạt được, Phù hợp, Có giới hạn thời gian) cho từng sáng kiến ​​cải tiến.

  4. Kỹ thuật Pomodoro

Bạn phân tích công việc của mình thành các phiên làm việc 25 phút (pomodoros) và thời gian nghỉ 5 phút. Sau 4 chu kỳ, bạn nghỉ 20 phút.

Được phát triển bởi Francesco Cirillo, kỹ thuật Pomodoro được đặt tên theo chiếc đồng hồ bấm giờ trong bếp hình Pomodoro mà Francesco dùng để theo dõi tiến độ công việc của mình.

Ưu điểm:

• Ước tính thời gian tốt hơn cho công việc của bạn.

• Thời gian làm việc cố định - bạn sẽ có nhiều khả năng tập trung hơn.

• Nghỉ giải lao thường xuyên giúp loại bỏ tình trạng kiệt sức và cải thiện hiệu suất.

• Pomodoro là một cách dễ dàng để theo dõi lợi nhuận và năng suất.

Nhược điểm:

• Bạn phải ngừng làm việc sau khi hết 25 phút. Nếu bạn đang làm rất tốt thì điều này sẽ phản tác dụng.
• Tuân theo các khoảng thời gian cố định - các buổi tập 25/5 phút được quy định có thể không hiệu quả với bạn.

Hướng dẫn/Lời khuyên để sử dụng:

• Đặt bộ hẹn giờ của bạn trong 25 phút.
• Tập trung vào công việc của bạn trong 25 phút này.
• Dừng lại ngay khi chuông báo thức vang lên.
• Hãy nghỉ giải lao 5 phút.
• Tiếp tục làm việc thêm 25 phút sau giờ nghỉ.
• Sau bốn chu kỳ 25/5 phút, hãy nghỉ 20 phút.
• Lặp lại quá trình này cho đến khi hoàn thành nhiệm vụ hoặc dự án.

Phần kết luận

Nếu bạn muốn làm việc hiệu quả và năng suất hơn, các phương pháp nâng cao hiệu suất công việc của Nhật Bản có thể có giá trị. Nếu làm theo những lời khuyên ở trên, bạn có thể sử dụng những phương pháp này để cải thiện cuộc sống và sự nghiệp của mình. Tuy nhiên bạn cũng cần biết:

• Khởi đầu nhỏ: thay vì cố gắng thực hiện nhiều thay đổi cùng một lúc, hãy thử thực hiện một vài thay đổi cùng một lúc. Trước khi chuyển sang phương pháp quản lý thời gian khác, hãy nắm vững một phương pháp và nắm vững nó thật tốt.
• Được linh hoạt: bạn có thể điều chỉnh các phương pháp quản lý thời gian của Nhật để phù hợp với sở thích và nhu cầu của riêng mình. Về mặt tăng hiệu suất công việc, không có giải pháp nào phù hợp cho tất cả.
• Hãy kiên nhẫn: kết quả từ các phương pháp cần có thời gian để xuất hiện. Đừng nản lòng nếu bạn không thấy kết quả ngay lập tức.