Trong bối cảnh thế hệ Z ngày càng đề cao giá trị của thời gian, khái niệm "hiệu suất thời gian" trở thành một tiêu chí quan trọng trong công việc và cuộc sống. Việc tối ưu hóa thời gian để đạt được hiệu quả và mức độ hài lòng cao nhất đang trở thành xu hướng phổ biến. Vậy "hiệu suất thời gian" là gì? Tại sao nó lại quan trọng trong thời đại ngày nay? Hãy cùng tìm hiểu trong bài viết này!
Xu hướng làm việc nào giúp tăng năng suất và tiết kiệm thời gian đang được thế hệ gen Z chú trọng?
Khái niệm Time Performance - hiệu suất thời gian:
Time Performance là khái niệm chỉ mối quan hệ giữa thời gian đã bỏ ra và hiệu quả hoặc mức độ hài lòng đạt được, còn được gọi là "hiệu suất thời gian" và thường được viết tắt là Taipa trong tiếng Nhật (タイパ). Cốt lõi của Time Performance là sự so sánh giữa thời gian và kết quả đạt được. Nếu đạt được hiệu quả cao trong thời gian ngắn, đó được xem là "hiệu suất thời gian cao (tốt)". Ngược lại, nếu bỏ ra nhiều thời gian nhưng kết quả thu được ít, đó là "hiệu suất thời gian thấp (kém)". Ví dụ, nếu một doanh nghiệp có thể chốt đơn chỉ sau vài lần gặp gỡ khách hàng, thì đó có thể được gọi là "một mô hình kinh doanh có hiệu suất thời gian cao".
Có ý kiến cho rằng, những người sinh ra trong khoảng giữa thập niên 1990 đến đầu thập niên 2010 – tức thế hệ Z – đặc biệt coi trọng hiệu suất thời gian. Họ có xu hướng tối ưu hóa thời gian để đạt được nhiều hiệu quả nhất trong khoảng thời gian hạn chế. Khái niệm "taipa" thậm chí đã được bình chọn là từ vựng mới của năm 2022 trong cuộc bình chọn của nhà xuất bản Sanseido, cho thấy mức độ phổ biến ngày càng tăng của thuật ngữ này. Trong môi trường làm việc, hiệu suất thời gian từ lâu đã là yếu tố quan trọng. Ngày nay, phong cách làm việc tối ưu hóa thời gian đang nhận được nhiều sự chú ý hơn bao giờ hết.
Tại sao "Time Performance" ngày càng quan trọng?
Gần đây, hiệu suất thời gian ngày càng được chú trọng, đặc biệt là trong thế hệ Z. Vậy tại sao khái niệm này lại trở nên quan trọng?
1. Sự thay đổi của công nghệ thông tin và môi trường số
Sự phát triển nhanh chóng của công nghệ thông tin và môi trường số là một trong những yếu tố quan trọng thúc đẩy xu hướng đề cao hiệu suất thời gian. Nhờ có điện thoại thông minh và máy tính, con người có thể tiếp cận thông tin dễ dàng hơn bao giờ hết. Nếu trước đây, để tìm một tài liệu, cần phải đọc qua nhiều sách vở, thì nay chỉ cần vài giây tìm kiếm trên Internet.
Tuy nhiên, lượng thông tin tăng lên đáng kể trong khi thời gian của con người vẫn chỉ có 24 giờ mỗi ngày. Do đó, nhu cầu tiếp nhận thông tin một cách nhanh chóng và hiệu quả ngày càng được chú trọng. Chẳng hạn, Thế hệ Z và những doanh nhân bận rộn đang học tập hiệu quả bằng cách xem các video giải thích dài với tốc độ nhanh gấp đôi.
2. Sự thay đổi trong môi trường kinh doanh
Sự phổ biến của làm việc từ xa và họp trực tuyến khiến các công ty phải tăng cường quản lý thời gian và loại bỏ các công việc không cần thiết. Ngoài ra, do tác động của già hóa dân số, nhiều doanh nghiệp đang đối mặt với tình trạng thiếu nhân lực. Vì vậy, họ phải tối ưu hóa hiệu suất làm việc, nâng cao năng suất trên từng đơn vị thời gian.
Hiện nay, các doanh nghiệp không chỉ quan tâm đến chi phí hay không gian mà còn phải chú trọng đến hiệu quả trên từng phút giây làm việc, khiến hiệu suất thời gian trở thành một yếu tố quan trọng trong quản lý thời gian và nâng cao năng suất.
3. Sự thay đổi trong quan niệm về thời gian
Trước đây, ở Nhật Bản, việc làm thêm giờ và dành nhiều thời gian cho công việc được coi là điều hiển nhiên để đạt được thành tựu. Tuy nhiên, quan điểm này đang dần thay đổi, đặc biệt trong giới trẻ. Ngày càng có nhiều người coi trọng sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống (work-life balance), mong muốn dành nhiều thời gian hơn cho sở thích cá nhân và phát triển bản thân. Để có thể vừa đảm bảo hiệu suất công việc vừa có thời gian cho các hoạt động khác, việc sử dụng thời gian một cách hiệu quả trở thành yếu tố then chốt. Chính vì vậy, Taipa – khả năng đạt được kết quả cao trong thời gian ngắn – ngày càng được quan tâm và coi trọng trong xã hội hiện đại.
Lợi ích của việc nâng cao hiệu suất thời gian
1. Nâng cao hiệu suất công việc và tăng năng suất
Một trong những lợi ích lớn nhất của việc chú trọng nâng cao hiệu suất thời gian là giúp tối ưu hóa quy trình làm việc và nâng cao hiệu suất. Khi đặt mục tiêu đạt được kết quả tốt trong thời gian ngắn, doanh nghiệp và cá nhân có xu hướng rà soát và cải tiến quy trình làm việc. Việc xác định các bước có thể rút gọn hoặc tối ưu giúp giảm thiểu thời gian xử lý công việc mà vẫn đảm bảo chất lượng. Khi thời gian hoàn thành từng nhiệm vụ được rút ngắn, tổng thời gian làm việc cũng trở nên linh hoạt hơn, tạo điều kiện để tập trung vào các công việc quan trọng hơn. Nhờ đó, hiệu suất làm việc không chỉ được cải thiện mà còn giúp tối đa hóa giá trị đạt được trong một khoảng thời gian nhất định.
2. Cải thiện cân bằng giữa công việc và cuộc sống (Work-life balance)
Một lợi ích quan trọng khác của việc chú trọng hiệu suất thời gian là giúp cân bằng giữa công việc và cuộc sống. Khi tập trung vào việc tối ưu hóa thời gian làm việc, nhân viên có thể hoàn thành công việc nhanh hơn, giảm bớt tình trạng làm thêm giờ hoặc làm việc vào ngày nghỉ. Bên cạnh đó, thời gian làm việc ngoài giờ được hạn chế, mọi người có thể dành thời gian cho sở thích cá nhân, học hỏi thêm kỹ năng mới hoặc tận hưởng khoảnh khắc bên gia đình. Ngoài ra, việc có đủ thời gian nghỉ ngơi không chỉ giúp cải thiện sức khỏe thể chất và tinh thần, mà còn giúp duy trì động lực làm việc, nâng cao hiệu suất vào những ngày tiếp theo. Nhờ đó, không chỉ giúp nâng cao năng suất mà còn đóng góp vào chất lượng cuộc sống của mỗi cá nhân.
3. Thu hút thế hệ trẻ
Giúp doanh nghiệp dễ dàng thu hút thế hệ trẻ hơn. Thế hệ trẻ ngày nay đánh giá cao những sản phẩm, dịch vụ và môi trường làm việc có hiệu suất thời gian cao, tức là tối ưu hóa thời gian và mang lại giá trị nhanh chóng. Trong tuyển dụng, các công ty đề cao hiệu suất làm việc nhưng vẫn đảm bảo thời gian tự do sẽ có lợi thế trong việc thu hút nhân tài trẻ. Bằng cách quảng bá các chính sách tối ưu hóa thời gian làm việc và hỗ trợ nhân viên cân bằng giữa công việc và cuộc sống, doanh nghiệp có thể gia tăng số lượng ứng viên trẻ tiềm năng. Nhìn chung, áp dụng Taipa không chỉ cải thiện hiệu suất mà còn giúp công ty xây dựng hình ảnh thương hiệu hấp dẫn đối với thế hệ lao động mới.
Nhược điểm của việc chú trọng quá mức vào hiệu suất thời gian
Một bất lợi khi chạy theo hiệu suất và tốc độ trong công việc, dễ dẫn đến việc bỏ qua chất lượng công việc hoặc gia tăng áp lực cho nhân viên. Nếu công việc được hoàn thành trong thời gian ngắn nhưng chứa nhiều lỗi hoặc tạo gánh nặng quá mức cho người thực hiện, thì đó không phải là một cách làm tối ưu. Mỗi nhiệm vụ đều có mục tiêu cụ thể, nhưng nếu chỉ chú trọng thời gian, có thể khiến nhân viên quên mất mục đích ban đầu của công việc. Vì vậy, để nâng cao Time perfomance một cách hiệu quả, cần đảm bảo sự cân bằng giữa tốc độ, chất lượng và mục tiêu công việc.
Một số giải pháp nâng cao Time performance hiệu quả
1. Tinh gọn và số hóa quy trình làm việc:
Doanh nghiệp cần loại bỏ những bước không cần thiết, số hóa tài liệu và ứng dụng công nghệ vào quản lý công việc. Nhờ đó, nhân viên có thể tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng mà không bị phân tán bởi những công việc hành chính rườm rà.
2. Tạo điều kiện làm việc linh hoạt:
Việc thiết lập môi trường làm việc trực tuyến là một trong những biện pháp cụ thể nhằm nâng cao hiệu suất sử dụng thời gian. Các hình thức làm việc trực tuyến bao gồm làm việc từ xa tại nhà (telework) và tổ chức các cuộc họp trực tuyến qua web. Những phương thức này giúp loại bỏ thời gian di chuyển giữa nơi ở và nơi làm việc, tạo ra khoảng thời gian trống có thể được sử dụng cho các nhiệm vụ khác hoặc giảm thiểu thời gian làm thêm giờ. Ngoài ra, việc làm việc trực tuyến còn mang lại nhiều lợi ích khác như cân bằng tốt hơn giữa công việc và cuộc sống, tăng năng suất lao động, giảm chi phí và tăng tính linh hoạt.
3. Ứng dụng công nghệ vào quản lý công việc:
Việc sử dụng các công cụ kỹ thuật số là cũng một trong những biện pháp cụ thể để cải thiện hiệu suất thời gian. Việc áp dụng các công cụ kỹ thuật số như phần mềm và ứng dụng là rất quan trọng để nâng cao hiệu suất thời gian. Ví dụ về các công cụ kỹ thuật số bao gồm MA (công cụ tự động hóa tiếp thị), SFA (công cụ hỗ trợ bán hàng) và CRM (công cụ quản lý khách hàng).
- MA (Marketing Automation - Công cụ tự động hóa tiếp thị): Chủ yếu được sử dụng trong bộ phận tiếp thị. Hỗ trợ quản lý khách hàng tiềm năng. Cung cấp chức năng phân tích truy cập website, blog, giúp theo dõi và tối ưu hóa chiến lược tiếp thị.
- SFA (Sales Force Automation - Công cụ hỗ trợ bán hàng): Được sử dụng trong bộ phận kinh doanh. Hỗ trợ quản lý doanh số, lịch trình và tạo báo giá. Giúp tối ưu hóa quy trình bán hàng, giảm bớt các công việc thủ công.
- CRM (Customer Relationship Management - Công cụ quản lý khách hàng): Chủ yếu được sử dụng trong bộ phận kinh doanh. Hỗ trợ quản lý giao dịch với khách hàng. Cung cấp chức năng phân tích dữ liệu khách hàng, giúp cải thiện chiến lược chăm sóc và duy trì khách hàng.
Việc áp dụng MA, SFA và CRM giúp doanh nghiệp:
- Tối ưu hóa quy trình làm việc, giúp nhân viên tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng.
- Dễ dàng theo dõi và quản lý công việc, nhờ khả năng hiển thị rõ ràng các quy trình và luồng công việc.
- Nâng cao hiệu suất làm việc và quản lý nhiệm vụ một cách hiệu quả hơn.
Nhờ đó, các doanh nghiệp có thể cải thiện hiệu suất thời gian tăng năng suất và tối đa hóa giá trị công việc.
Một số mẹo giúp cải thiện hiệu suất thời gian hiệu quả:
1. Xác định thứ tự ưu tiên công việc:
Một điểm quan trọng khác để nâng cao hiệu suất thời gian là xác định mức độ ưu tiên của từng công việc. Ngay cả khi khối lượng công việc không thay đổi, việc sắp xếp thứ tự và quy trình thực hiện hợp lý có thể cải thiện đáng kể hiệu suất làm việc. Áp dụng nguyên tắc 80/20 (Pareto) trong quản lý thời gian nhấn mạnh rằng 80% kết quả đến từ 20% công việc quan trọng nhất.
- Xác định công việc trọng yếu – Tập trung vào những nhiệm vụ mang lại giá trị cao nhất.
- Ưu tiên và tối ưu hóa thời gian – Dành thời gian cho việc có tác động lớn, hạn chế công việc ít giá trị.
- Loại bỏ hoặc ủy quyền công việc kém hiệu quả – Giảm bớt những tác vụ không cần thiết.
- Làm việc thông minh hơn – Tận dụng thời gian năng suất cao nhất và hạn chế phân tâm.
Sau đó, ưu tiên thực hiện các nhiệm vụ quan trọng trước, tránh tình trạng dành quá nhiều thời gian cho các công việc ít quan trọng, dẫn đến thiếu thời gian cho những việc thực sự cần thiết.
2. Hoàn thành nhiệm vụ quan trọng và thử thách nhất vào buổi sáng
1-2 giờ làm việc đầu tiên trong ngày là thời điểm năng suất ở mức cao nhất. Nghe có vẻ kỳ lạ, nhưng thực tế, chúng ta thường tập trung dễ dàng hơn khi não bộ chưa hoàn toàn tỉnh táo. Nguyên nhân là vì não bộ mới “khởi động” có ít năng lượng dư thừa hơn để mơ mộng và lo lắng về các nhiệm vụ khác. Hãy tận dụng điều này để thực hiện những công việc cần suy nghĩ nhiều nhất ngay sau khi thức dậy.
3. Thực Hiện Báo Cáo – Liên Lạc – Trao Đổi (Hourenshou) một cách hiệu quả:
Báo cáo, liên lạc và trao đổi thông tin một cách hiệu quả cũng là yếu tố giúp nâng cao hiệu suất thời gian. Trong quá trình làm việc, có thể phát sinh những tình huống bất ngờ hoặc vấn đề ngoài dự đoán từ cả bên trong lẫn bên ngoài tổ chức. Khi đó, nếu việc trao đổi thông tin được thực hiện đầy đủ và kịp thời, bạn có thể nhận được sự hỗ trợ hoặc lời khuyên phù hợp, giúp giảm thiểu thời gian trì hoãn công việc. Tuy nhiên, nếu dành quá nhiều thời gian cho việc báo cáo và trao đổi thông tin, điều đó có thể làm giảm hiệu suất thời gian. Do đó, hãy tận dụng các công cụ giao tiếp như chat hoặc các nền tảng liên lạc nội bộ để truyền đạt thông tin một cách ngắn gọn, súc tích và tập trung vào trọng điểm.
Như vậy, khi cải thiện hiệu suất thời gian, điều quan trọng là phải luôn giữ vững mục tiêu ban đầu của công việc, đảm bảo không bỏ qua những giai đoạn quan trọng trong quy trình và tuân thủ thứ tự ưu tiên hợp lý để đạt được kết quả tốt nhất.
Tóm lại, Time Performance là khái niệm quan trọng trong bối cảnh hiện đại, đặc biệt với thế hệ trẻ. Tuy nhiên, việc chú trọng Time Performance cần đi kèm với việc duy trì mục tiêu chính của công việc và không bỏ qua các yếu tố quan trọng như quy trình thực hiện và giao tiếp trong nhóm. Bằng cách áp dụng các biện pháp tối ưu hóa và sử dụng công cụ hỗ trợ, cả cá nhân và doanh nghiệp đều có thể nâng cao hiệu suất thời gian, từ đó đạt được sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống.
Nguồn: HRBrain.
